確認メールの書き方｜シーン別例文と返信マナーを徹底解説【業界別テンプレート付き】

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公開日:2025/05/14
更新日:2026/01/23

ビジネスシーンでは、アポイント確認、見積もり受領確認、打ち合わせ内容の確認など、さまざまな場面で「確認メール」を送る機会があります。しかし、いざ書こうとすると「件名は何にすべきか」「どの程度の敬語を使えばいいのか」と迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

本記事では、確認メールの基本的な書き方から、シーン別・業界別の具体的な例文、そして返信時のマナーまで、実践的に解説します。

1 確認メールとは
2 確認メールの基本構成
3 確認メール作成時の重要ポイント
4 シーン別確認メール例文集
5 業界別確認メールテンプレート
6 確認メールへの返信方法とマナー
7 確認メールの開封率を高めるには
- 7.1 メール vs SMS の比較
- 7.2 法人向けSMS配信サービスの活用
8 まとめ
9 資料をダウンロードする(1分)
- 9.1 この資料でわかること
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確認メールとは

確認メールとは、ビジネス上の取り決め事項や依頼内容、日程などについて、相手との認識に齟齬がないかを確かめるために送るメールのことです。

主な用途として以下が挙げられます。

アポイント・日程の確認: 会議や商談の日時・場所の再確認
受領確認: 見積書、契約書、資料などの受け取り報告
内容確認: 打ち合わせ内容や依頼事項の再確認
進捗確認: プロジェクトや作業の進行状況の確認

確認メールは「言った・言わない」のトラブルを防ぎ、業務を円滑に進めるために欠かせないコミュニケーションツールです。

確認メールの基本構成

確認メールは以下の8つの要素で構成されます。

要素	内容	ポイント
件名	メールの目的を明確に表記	「【確認】」「【要返信】」などで強調
宛名	企業名・部署・氏名	「様」を付ける
挨拶と名乗り	丁寧な挨拶と自己紹介	「お世話になっております」が基本
前置き	確認事項の背景説明	簡潔に経緯を伝える
具体的内容	確認したい事項	箇条書きで整理
アクション依頼	返信期限の明記	「○月○日までに」と明示
結びの挨拶	締めくくりの言葉	「何卒よろしくお願いいたします」
署名	所属と氏名	連絡先も記載

確認メール作成時の重要ポイント

件名で要件を明確にする

確認メールの件名は、一目で内容がわかるように記載します。

良い件名の例

【確認】4月15日のお打ち合わせ日程について
【要返信】ご注文内容の確認（4/10まで）
【ご確認のお願い】見積書No.12345について

避けるべき件名の例

ご確認ください（何の確認か不明）
お世話になっております（内容が伝わらない）

正しい敬語を使用する

ビジネスメールでは、適切な敬語の使用が信頼につながります。

よくある誤り	正しい表現
どうなっていますか？	いかがでしょうか？
了解しました	承知いたしました
すみませんが	恐れ入りますが
参考になりました	勉強になりました
ご苦労様です	お疲れ様でございます
よろしかったでしょうか	よろしいでしょうか

相手の立場を考慮する

確認メールでは、相手の時間を尊重する姿勢を示すことが重要です。

「お忙しいところ恐れ入りますが」
「ご多用中恐縮ではございますが」
「お手数をおかけいたしますが」

このようなクッション言葉を適切に使用しましょう。

シーン別確認メール例文集

上司への確認メール

会議日程の確認

件名：【確認】4月15日のプロジェクト会議について

○○部長

お疲れ様でございます。営業部の△△です。

先日ご依頼いただきましたプロジェクト会議の日程について、
改めて確認させていただきたくご連絡いたしました。

【会議詳細】
・日時：4月15日（火）14:00～16:00
・場所：本社5階 会議室A
・議題：Q2営業戦略の最終確認
・参加者：○○部長、△△、□□

上記の内容で相違ございませんでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、4月10日（木）までに
ご確認いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

複数確認事項がある場合

複数の確認事項を連続して送る際は、「五月雨式（さみだれしき）のご連絡で恐れ入りますが」と前置きを入れると丁寧です。

取引先への進捗確認メール

件名：【進捗確認】システム開発プロジェクトの状況について

株式会社○○
システム開発部 △△様

平素より大変お世話になっております。
□□株式会社の◇◇でございます。

現在ご対応いただいておりますシステム開発プロジェクトの
進捗状況について確認させていただきたく、ご連絡いたしました。

【確認事項】
1. 設計フェーズの完了見込み日
2. テスト環境の構築状況
3. 次回打ち合わせまでのマイルストーン

ご多用中恐縮ではございますが、4月12日（金）までに
ご回答いただけますと幸いです。

ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願いいたします。

取引先への不明点確認メール

件名：【確認】お見積書No.2024-0415について

株式会社○○
営業部 △△様

平素より大変お世話になっております。
□□株式会社の◇◇でございます。

先日お送りいただきましたお見積書について、
数点確認させていただきたい事項がございます。

【確認事項】
・オプションサービスAの適用条件について
・導入サポート費用の内訳について
・契約期間と更新条件について

お忙しいところ恐れ入りますが、
社内検討の都合上、4月18日（金）までにご回答いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

同僚への確認メール

同僚へのメールでも、最低限のビジネスマナーは守りつつ、簡潔に用件を伝えましょう。

件名：【確認】明日の顧客訪問について

○○さん
お疲れ様です。△△です。

明日の株式会社□□様への訪問について確認させてください。

・集合時間：9:30（本社ロビー）
・移動手段：社用車
・持参物：提案資料、サンプル品

上記で問題ないか、本日中に教えてもらえると助かります。
よろしくお願いします。

緊急性が高い場合は、メール送信後に電話やビジネスチャットでフォローすることも有効です。

業界別確認メールテンプレート

業界によって、確認メールの内容や表現は異なります。以下では、不動産、IT、製造業界向けの実践的なテンプレートを紹介します。

不動産業界向け

内見予約確認メール

件名：【確認】内見予約のご案内（4/20 物件名：○○マンション）

○○様

平素より大変お世話になっております。
△△不動産の□□でございます。

ご予約いただきました内見について、詳細を確認させていただきます。

【内見詳細】
・日時：4月20日（土）14:00～
・物件：○○マンション 301号室
・所在地：東京都○○区○○1-2-3
・集合場所：物件エントランス前

【ご持参いただくもの】
・本人確認書類
・印鑑（任意）

当日は担当の□□がご案内いたします。
ご不明点がございましたら、下記連絡先までお気軽にお問い合わせください。

電話：03-XXXX-XXXX（担当：□□）

ご来場を心よりお待ちしております。

契約更新確認メール

件名：【重要】賃貸契約更新のご確認（更新期限：5月31日）

○○様

平素より当物件にお住まいいただき、誠にありがとうございます。
△△不動産の□□でございます。

ご契約いただいております物件の契約更新時期が近づいてまいりました。
つきましては、更新のご意向を確認させていただきたく存じます。

【現契約情報】
・物件名：○○アパート 201号室
・現契約期間：2024年6月1日～2026年5月31日
・更新後契約期間：2026年6月1日～2028年5月31日

【更新手続きについて】
・更新料：家賃1ヶ月分
・必要書類：更新同意書（郵送いたします）
・回答期限：4月30日（火）

ご継続・ご退去いずれの場合も、上記期限までにご連絡ください。
ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

IT業界向け

システムリリース確認メール

件名：【確認】○○システム リリース日程について

関係者各位

お疲れ様でございます。
開発部の△△でございます。

○○システムのリリースに向けて、最終確認をさせていただきます。

【リリース概要】
・リリース日時：4月25日（金）22:00～翌4:00
・対象システム：顧客管理システムv2.0
・作業内容：データベース移行、新機能追加

【各チーム確認事項】
1. 開発チーム：本番環境デプロイ手順書の最終確認
2. インフラチーム：バックアップ・ロールバック手順の確認
3. QAチーム：リリース後動作確認項目の準備
4. 営業チーム：顧客向け案内文の送付準備

上記について、4月22日（火）17:00までに
各チームリーダーはSlackにて完了報告をお願いいたします。

ご不明点があれば、△△までご連絡ください。

要件定義確認メール

件名：【確認】○○プロジェクト 要件定義書v1.0について

株式会社○○
情報システム部 △△様

平素より大変お世話になっております。
□□システムズの◇◇でございます。

先日のお打ち合わせを踏まえ、要件定義書v1.0を作成いたしました。
以下の点についてご確認をお願いいたします。

【確認いただきたい項目】
1. 機能要件（P.5～P.15）
   - ユーザー管理機能の権限設定
   - レポート出力機能の帳票フォーマット
2. 非機能要件（P.16～P.20）
   - 想定同時接続ユーザー数
   - データ保持期間
3. 画面遷移図（別紙1）
4. 概算スケジュール（別紙2）

ご確認後、修正点や追加要望がございましたら、
4月19日（金）までにご連絡いただけますと幸いです。

次回打ち合わせにて、詳細設計フェーズへの移行を予定しております。
何卒よろしくお願いいたします。

製造業界向け

発注内容確認メール

件名：【確認】部品発注No.MFG-2026-0415について

○○製作所株式会社
購買部 △△様

平素より大変お世話になっております。
□□部品工業の◇◇でございます。

下記ご発注について、内容を確認させていただきます。

【発注内容】
・発注番号：MFG-2026-0415
・品名：精密ベアリング Type-A
・数量：5,000個
・単価：￥350/個（税別）
・納期：2026年5月15日
・納入場所：貴社 第2工場

【確認事項】
1. 図面番号DWG-123の仕様で相違ございませんか
2. 梱包形態は従来通り（100個/箱）でよろしいですか
3. 検査成績書の添付は必要ですか

上記ご確認の上、4月18日（金）までにご回答いただけますと
生産計画に反映できますので助かります。

何卒よろしくお願いいたします。

品質確認メール

件名：【確認】ロットNo.L20260410 品質検査結果について

○○様

お世話になっております。
品質管理部の△△でございます。

先日納入いただきましたロットNo.L20260410について、
受入検査の結果をご報告いたします。

【検査結果】
・検査日：2026年4月12日
・対象数量：1,000個
・抜取数：50個
・検査項目：寸法精度、外観、強度
・判定：合格

ただし、以下の点について確認させてください。

【確認事項】
外観検査において、5個に微小なバリが確認されました。
現行の許容範囲内ではありますが、次回ロットでの
改善可否についてご検討をお願いいたします。

ご回答は4月19日（金）までにいただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。

確認メールへの返信方法とマナー

確認メールを受け取った際の返信にも、適切なマナーがあります。

スピーディな対応を心がける

返信の目安は原則として24時間以内です。すぐに回答できない場合は、まず受領の連絡を入れましょう。

○○様

お世話になっております。
ご連絡ありがとうございます。

確認事項について承知いたしました。
社内で確認の上、4月○日までに改めてご回答いたします。

取り急ぎ、受領のご連絡まで。

回答は簡潔かつ明確に

確認事項への回答は、箇条書きや番号付きで整理すると伝わりやすくなります。

ご確認事項について、以下の通り回答いたします。

1. 納期について → 4月25日で問題ございません
2. 数量について → 100個から150個へ変更希望です
3. 支払条件について → 従来通りでお願いいたします

以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

感謝の気持ちを忘れない

相手が確認の手間を取ってくれていることへの感謝を伝えましょう。

「ご確認いただきありがとうございます」
「お忙しい中ご対応いただき、誠にありがとうございます」
「ご丁寧にご連絡いただき、感謝申し上げます」

確認メールの開封率を高めるには

ビジネスメールは、相手に読んでもらえなければ意味がありません。しかし、メールの開封率は必ずしも高くないのが現状です。

重要な確認事項を確実に届けたい場合は、SMS（ショートメッセージ） の活用が効果的です。SMSはメールと比較して開封率が高く、相手がすぐに内容を確認できるメリットがあります。

メール vs SMS の比較

	メール	SMS
開封率	約20～30%	約90%以上
到達率	迷惑メールフィルタで未達リスク	98%以上（KDDI Message Castの場合）
即時性	埋もれやすい	プッシュ通知で即座に気づく
文字数	無制限	最大660文字（長文対応サービスの場合）