確認メールの書き方｜例文や返信マナーを解説

「取引先や上司への確認メールはどう書くの？」「確認メールの返信マナーがわからない」と思う方もいるのではないでしょうか。ビジネスシーンにおいては、スケジュールや相互の確認のためにメールが多く使用されます。

この記事では、確認メールの基本や例文集、返信方法とマナーについて解説します。例文集は、メールのほか、ビジネス向けのSMSなどにも活用できます。ぜひご一読ください。

確認メールの基本の構成

確認メールは、メールの相手に、正しく情報を伝え、誤解や認識のずれが起きないようにする重要な役割があります。

基本構成は、①件名、②宛名、③挨拶と名乗り、④確認事項の前置き、⑤具体的な内容（箇条書き推奨）、⑥相手へのアクション依頼、⑦結びの挨拶、⑧署名です。これらを明確で簡潔にまとめることがポイントです。

＜例文＞

①◯月◯日打ち合わせ内容のご確認

本文

②▢▢株式会社（相手先の会社名）

　　　　△△部（相手先の部署名）

 　　　　◇◇様（担当者の名前）

③お世話になっております。

株式会社■■(自社名) ▲▲部（部署名）の◆◆（自分の氏名）です。

④先日は打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございます。

下記の通り、当日の内容について確認させてください。

⑤【打ち合わせ内容のご確認】

・案件名：○○○○プロジェクト

・納品予定日：2025年5月910日（金）

・納品先：○○倉庫（東京都○○区○○）

・作業範囲：○○の構築とテスト実施

⑥上記内容に相違等ございましたら、お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。
問題なければ、そのままご返信いただく必要はございません。

⑦今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

⑧株式会社■■（自社名）　▲▲部（部署名）◆◆（氏名）

確認メールを作成する際の重要ポイント

ここからは、確認メールを作成する際の重要ポイントをご説明していきます。

大事なポイントは以下の3つです。

• 件名で要件を明確に伝える：何に関する確認メールかわかりやすい内容にする。
• 正しく敬語を使う：取引先に失礼がないように丁寧な言葉遣いを使う。
• 相手の立場に立った言葉遣いをする：取引先に確認してもらうために、気遣いと感謝の意を述べる。

【注意点】

確認メールには必ず「返信期限を明記すること」を忘れないでください。また、誤字脱字のチェックを忘れずに行いましょう。

また、社内外においては丁寧な言葉遣いや感謝の気持ちを添えることも大切ですが、二重敬語にならないように注意が必要です。

それでは、3つのポイントについて詳しく見ていきます。

件名で要件を明確に伝える

件名は、見ただけで確認メールの内容が分かるように簡潔に記載しましょう。

例えば、「先日の件について」といった曖昧な表現では、受信メールに埋もれてしまう可能性があります。赤字や太字を使用したり、【至急】、【緊急】、（重要）、【要返信】など括弧で強調すると良いでしょう。

なお、メールの重要性に合わせた件名にしてください。過剰に強調する必要はありません。

＜例文＞

• 【至急】〇〇開発の再テストについて
• 【要返信】××の資料についてご確認及び回答願います　など

正しく敬語を使う

敬語には、尊敬語、謙語、丁寧語があり、ビジネスシーンにおいては、取引先に対して正しく敬語を使用する必要があります。

間違いやすい敬語とその言い換え（修正例）について、以下に記載します。

＜例文＞

• どうなっていますか？ → いかがでしょうか？
• 了解しました。→承知しました。
• あなたの会社へうかがいます。→御社へ参ります。
• どこにいるの？→どちらにいらっしゃいますか？
• すみませんが、→恐れ入りますが、
• なるほどです。→おっしゃる通りです。

そのほか、二重敬語にも注意が必要です。たとえば、謙譲語の「拝見する」を「拝見させていただく」と使うのは二重敬語であり、正しくは「拝見いたします」または「拝見します」と使うのが一般的です。

相手の立場に立った言葉遣いをする

確認メールにおいて、「お手数ですが」、「お忙しい中恐縮ですが」と相手の立場に立った言葉遣いをすることで、スムーズに案件が進みます。先方もポジティブな気持ちでメールを読み進めてくれるでしょう。

＜例文＞

• この件について確認してください。 

　　　　→お手数ですが、こちらの件に関してご確認いただけますでしょうか？

• 〇〇日までに返事が欲しいです。

　　　→お忙しい中恐縮ですが、〇〇日までにご返信いただけますと幸いです。

• この提案を選んでください。

　　　　→もしよろしければ、こちらのご提案をご検討いただけると幸甚です。

なお、緊急の場合は、確認メールの送信後に電話やビジネスチャットなどでフォローすることをおすすめします。

確認メールの例文集【シーン別】

ここからは、確認メールの例文について以下の4つのシーン別にご紹介していきます。

• 上司への確認メールの例文
• 取引先の進捗を確認するメールの例文
• 取引先に不明点を確認するメールの例文
• 同僚への確認メールの例文

ご自身の状況に応じて、適宜例文をアレンジすると良いでしょう。

上司への確認メールの例文

＜例文＞

▢▢商事との次回のミーティングについて確認させていただきます。

日時は◯月◯日午前10時からでよろしいでしょうか？

課長からいただいたメールでは◯月×日の午後1時からとなっています。

また、ミーティングの説明資料についてご確認いただけましたか？

よろしければ、印刷及び準備をさせていただきます。

お手数ですが、ご確認いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

ビジネスシーンにおいては、会議の日時や場所、話す内容、使う資料など、多くのことを上司へ確認メールを送る必要があります。確認メールは、冗長的に書かずに分かりやすく簡潔に仕上げる必要があります。

また、メールを複数回送ることになった場合には、「五月雨式（さみだれしき）になり申し訳ありません」といった表現を使うのも効果的です。

取引先の進捗を確認するメールの例文

＜例文＞

いつもお世話になっております。〇〇商事の▲▲です。

▢▢のプロジェクトの進捗状況についてお伺いしたく、

メールでご連絡を差し上げました。

ご多忙中のところ申し訳ありませんが、今週×月×日17時までに

ご返信をいただくことは可能でしょうか？

なお、すでに電話などでご回答済みの場合はご容赦ください。

お手数おかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

ビジネスシーンにおいては、社内に限らず取引先などに進捗状況を確認するケースが多くあります。返信が必要な場合は、返信期限を明記するようにしてください。

また、確認メールの返信を急ぐ場合には、メールの送信後に電話でフォローすると良いでしょう。

取引先に不明点を確認するメールの例文

＜例文＞

●●株式会社

××部

△△様

いつもお世話になっております。〇〇商事の▲▲です。

商品■■についてお伺いしたいことが2点ございます。

1. 商品■■の納品日について

2. 商品■■の配送のスケジュールについて

ご多忙中のところ申し訳ありませんが、今週×月×日17時までに

ご返信をいただくことは可能でしょうか？

お手数おかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

取引先に不明点を確認する際には、失礼のないように配慮する必要があります。例えば、「お伺いしたいことがありますが」、「確認させていただきたいのですが」といったフレーズを使うことで、相手にスムーズに質問を進めることができるでしょう。

同僚への確認メールの例文

＜例文＞

××部

〇〇さん

お疲れ様です。■■部●●です。

プロジェクト△△の見積もり案を送付いたします。

「▢月▢日15時」までに内容の確認をお願いします。

見積もり案に関する不明点や、期日までに作成が難しい場合は、

ご連絡ください。

以上、よろしくお願いいたします。

確認メールは、部署が異なる同僚に送る機会は多々あります。同僚であっても、最低限のマナーは守りましょう。なれなれしい言葉は避け、常識的な敬語を使用してください。

急を要する場合は、メール送信後に電話やビジネス社内チャットなどで連絡すると良いでしょう。

確認メールの返信方法とマナー

ここからは、確認メールの返信方法とどのようなマナーが適しているのか、下記の観点から見ていきましょう。

• 確認メールに返信する場合の例文
• スピーディに返信しよう
• 簡潔に伝わるように書こう
• 確認をくれたことへの感謝を添えよう

確認メールに返信する場合の例文

確認メールを返信する際は、返信ボタンを押したら件名は消さずに、以下のように「Re:」をつけて返信すると先方に伝わりやすいです。

• メール受信時の件名→「【要確認】〇〇の件について」
• メール返信時の件名→「Re:【要確認】〇〇の件について」

確認メールに返信する場合の例文を2つご紹介します。

＜例文１：取引先から送付された資料を確認した場合＞

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社 △△です。

先日メールでいただきました■■に関する資料を確認いたしました。

お忙しい中、再作成いただき、誠にありがとうございます。

今後とも引き続きよろしくお願い申し上げます。

＜例文２：企業からの採用メールを確認した場合＞

〇〇株式会社 △△部 採用ご担当者様

お世話になっております。××大学■■学部▲年の●●と申します。

御社から採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

精一杯精進いたしますので、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

 スピーディに返信しよう

確認メールを受信した場合、スピーディに返信することが望ましく、返信の目安は「24時間以内」です。特にビジネスメールや就活に関するメールは早急に返信してください。

外出先で予定がすぐには分からない、またはすぐに決定できない場合は、「メール内容を確認いたしました。確認後（またはのちほど）ご連絡させていただきます」と一言添えると良いでしょう。

就活においては、企業側が人員や日程調整を早めに決定したいことが多いため、迅速に返信してください。

簡潔に伝わるように書こう

何度も繰り返しますが、確認メールは相手に伝わるように簡潔に書きましょう。冗長的な表現や長文は避けて、相手先との今までの流れや、大切なポイント、お願いしたいことなどを明確に伝えるようにしてください。箇条書きや括弧、太字を使った強調表現を用いると効果的です。

相手先に伝わりやすく簡潔な文章を書くことで、信頼関係やビジネス力が向上します。仕事で忙しくても、作成した文章が相手に伝わりやすいか何度か読み直すようにしてください。

確認をくれたことへの感謝を添えよう

ビジネスシーンにおいては、相手が「手間や時間をかけて確認してくれたこと」に感謝の意を述べることで、良好な人間関係が構築できます。取引先や重要な案件のメールに限らず、社内でも「感謝の言葉」を適切に使うと良いでしょう。

＜例文＞

・「ご多忙の中ご確認いただき、誠にありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたいたします。」

・「このたびはお忙しい中、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。精一杯精進いたしますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。」

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

「取引先にメールを送っても反応がない」「電話をかけても担当者とすれ違う」「郵送はコストがかかる」といったお悩みはありませんか？ビジネスシーンではスピーディさが重要です。

法人向けの「KDDI Message Cast」は、最大660文字の長文SMSと＋メッセージが送れるSMS送信サービス。このサービスを利用すれば、取引先が高い確率でメッセージを開封してくれるため、内容確認や機密性の高い内容の送信、打ち合わせのリマインドに最適です。

また、電話番号で送受信できるため、誰でもメッセージを作成・送信できます。24時間365日のサポート体制も整っていますので、安心してご利用いただけます。

まとめ

この記事では、確認メールについて解説しました。確認メールは、ビジネスにおいて欠かせないコミュニケーションツールです。

高い開封率を誇る「KDDI Message Cast」を活用することで、取引先との信頼関係の強化や企業の売上アップにもつながります。ビジネスシーンにおすすめの「KDDI Message Cast」については、お気軽に営業担当者までお問い合わせください。