【例文あり】やんわりした催促メールの書き方｜ビジネスでの注意点も解説

ビジネスにおいて、代金やサービスの支払いが確認できない場合に督促や催促メールを送るケースは珍しくありません。支払いを失念していた先方に非があるとはいえ、できる限り不快にさせないよう配慮した内容のメールを送ることが大切です。本記事では督促や催促メールにおける正しい書き方を、例文と一緒にご紹介します。高い反応率を得るために効果的な送り方も解説していますので、ぜひ最後までご覧ください。

催促メールを送る前に確認すべきこと

催促メールは相手にプレッシャーを与える可能性があるため、送信前に入念に確認することが不可欠です。これを怠ると、相手に不快感を与えたり、不要なトラブルを招く恐れがあります。スムーズなやり取りのために、下記の事項を中心に、事前の確認を徹底しましょう。

連絡メールが送付できているか

まず、自社から送ったはずの依頼や請求に関するメールが、相手に正確に届いているか確認しましょう。送信エラーや誤送信、期日指定の間違いなど、自社側のミスでメールが届いていない可能性も考えられます。メールが届いていない相手に催促しても応じてもらえるはずがなく、無用な混乱や不信感を与えることになります。送信履歴を丁寧に確認し、正確にメールが送信されているか必ずチェックしてください。これが基本です。

自社側の管理不足ではないか

相手からの返信や対応（入金通知、納品完了連絡など）が既に済んでいるのに、自社のメールシステムや確認体制の問題で見落としているケースがあります。迷惑メールフォルダへの自動振り分け、担当者間の情報共有漏れなどが原因で気づかないことがあります。事前に自社の受信状況や関連部署への確認を徹底し、相手からのアクションを見逃していないか必ず確かめましょう。これにより、不要な催促を防ぎ、相手に余計な手間や不快感を与えるリスクを避けられます。

相手側が期日を守れているか

督促や催促が必要なのは、相手が期日までに支払い、返信、納品などの対応を完了していない場合ですが、相手が既に期日通りに対応を済ませている可能性も十分に考えられます。自社側の確認漏れがないかを念入りにチェックし、相手が期日を守れていない状況であることを確実に把握してから催促メールを送ることが重要です。対応済みの相手に催促すると大変失礼にあたり、今後の関係にも影響を及ぼしかねません。

催促メールの書き方のポイント

先述の通り、督促・催促メールは相手を不快にさせないよう配慮した言葉選びがポイントです。本項ではメール内に記載する項目に分けて、正しい書き方を解説していきます。

督促・催促メールの基本的な構成は以下の通りです。

①件名
②宛先
③挨拶
④本文
⑤結び

各項目の記載における共通のポイントは、感情的な表現は避けて丁寧な文面を心がけることです。「恐れ入りますが」「お忙しいところ恐縮ですが」といったクッション言葉も活用して、柔らかな表現にすると今後の関係性に影響が及ぶリスクも減ります。

【件名】要件を端的にわかりやすく書く

件名はシンプルかつ一目で内容が分かるような文言にすることが大切です。高圧的な表現は避け、状況確認のための連絡というニュアンスを押し出した言葉を選びましょう。

再三にわたり連絡しているにもかかわらず支払いが確認できないなど、速やかな対応を求める場合は【至急】や【重要】などを付けると相手の目に入りやすくなります。ただしこれらの言葉を連発すると相手に不快感を与える恐れがあるため、本当に必要な内容のメールを送るときにだけ使いましょう。

※記載例

・代金お支払いのお願い
・支払期限のご確認
・【重要】○○のご入金状況について

【挨拶】相手への配慮を示す

本題へ入る前に、挨拶の一文を付け加えます。いつも取引している相手であれば「いつもお世話になっております」といったフレーズが一般的です。また、何度か督促・催促メールを送っている場合は「何度も失礼します」といった旨の文言に変えると良いでしょう。

※記載例

・いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。
・度々のご連絡失礼いたします。株式会社○○の○○です。

一言程度で問題ありませんが、メールを送った回数によって文言を変えるなど先方への配慮は欠かせません。

【本文】前回連絡時の依頼内容や期日を記載

本文では、依頼事項が完了していないことを認知してもらったうえで確認・対応を促す旨を伝えます。具体的には、以下のような内容を記載しましょう。

・依頼をした日
・依頼内容
・期日
・状況

「どういった内容の依頼なのか」「いつ依頼したのか」を明記し、期日も再度伝えることで詳細な現状を把握してもらえます。

入金の催促の例文

※記載例

○○について〇月〇日に請求書を送信させていただいておりますが、本日〇時現在、弊社にて入金が確認できておりません。

何かのお手違いとは存じますが、請求書に記載の期日を1週間過ぎております。

ここで注意するべきなのは、支払われていないことについてストレートな表現は避けることで、「支払われた事実がない」という表現を用いることをおすすめします。相手に過剰な圧を感じさせず、やんわりと対応を促せるからです。

見積書の催促の例文

※記載例

○月○日にお願いいたしました××のお見積もりについて、まだご回答をいただいておりませんが進捗はいかがでしょうか。

△月△日には社内稟議に上げたいと考えておりますので、□日までにご送付いただけますか。

本メールとの行き違いになっていたら大変申し訳ございません。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

見積書の催促では、行き違いになっている可能性があることに言及するのが重要なポイントです。送付されているのに気づいていなかっただけということもあるので、相手を気遣うクッション言葉を使うのも大切です。

日程調整の催促の例文

※記載例

××の件について日程調整のご連絡をいたしましたが、まだご回答をいただいていないかと存じます。

○月中にはお支払いいただくか何らかの調整をする必要がありますので、以下のリンクから本日中にご回答をお願い致します。

https://www.〜〜〜

お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

日程調整の催促でも相手を気遣う一言を添えて、気分を害さないようにすることが大切です。また、調整している内容と急いでいる理由を伝え、回答方法を明確にして催促しましょう。

【結び】先方の顔を立てながら締める

結びは、先方に対応を促す旨を記載します。ただし「○○してください」と直接的に表現するのではなく、行き違いですでに対応されている可能性も考慮して記載しましょう。

※記載例

ご多忙中恐れ入りますが、ご確認いただきたくよろしくお願い申し上げます。

なお、本メールと行き違いでご入金いただいていた場合は、何卒ご容赦くださいませ。

督促・催促メールはあくまでも「念のための確認」というスタンスで送るため、相手には現状の確認を促す表現に留めましょう。

また、「行き違いで入金されている場合はご容赦ください」といった旨も記載します。

督促・催促メールの例文・テンプレートをご紹介

先ほどご紹介した各例文を組み合わせると、以下のようなメールが完成します。

件名：支払期限のご確認

株式会社○○ 

○○支店○○部 ○○○○様

いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。

○○について〇月〇日に請求書を送信させていただいておりますが、本日〇時現在、弊社にて入金が確認できておりません。  

何かのお手違いとは存じますが、請求書に記載の期日を1週間過ぎております。

ご多忙中恐れ入りますが、ご確認いただきたくよろしくお願い申し上げます。 

なお、本メールと行き違いでご入金いただいていた場合は、何卒ご容赦くださいませ。

督促・催促メールを送るタイミングは様々ですが、上記はあくまで期日までに入金がされていないことの確認を促す内容となっています。必要に応じて文言を変えつつ、メールを作成してください。

いずれにしても、感情的・高圧的な表現はせずに必要事項だけを記載しながら事務的な連絡となるよう心がけましょう。

また、督促・催促メールなどビジネスに用いるメールはあらかじめテンプレートを作成しておくと送信のたびに作り直す手間が省けます。社内で自分以外にも督促・催促メールを送信する人がいる場合は、テンプレートを共有しましょう。

催促メールを送信するタイミングはいつ？

督促・催促メールを送信するべきタイミングは、内容によって異なります。本項では、メールの内容ごとに適した送信のタイミングや注意点を解説していきます。

メールの返信に対して送信する場合 

こちら側から送信したメールに対する返信を促すメールの場合です。ビジネスマナーにおいてメールの返信は24時間以内が基本とされています。しかし24時間経過したからといって、すぐに督促・催促メールを送る行為も好ましくありません。先方が休みを取っていたり、何らかの事情があって24時間以内の返信が難しい場合もあるからです。

相手の事情を考慮しつつ、「〇日間返信がなかったら」「〇日までに対応してほしいのでその3日前に」など、あらかじめ送信するタイミングを定めておきましょう。

ただし急ぎの場合はすぐに督促メールを送っても問題ありません。加えて、送信後に電話でフォローしておくと安心です。相手のメール確認漏れを防ぐことにつながります。

未入金に対して送信する場合 

商品やサービスに対する代金が、期日までに支払われなかった際に送る場合です。このとき、先方が法人であるか個人であるかでタイミングは異なります。

法人の場合は支払期日が過ぎたら速やかにメールを送り、状況を確認しましょう。法人との金銭的なやり取りは信用に直結するため、できる限り早く入金されるように対応する必要があるからです。

個人から支払いが確認できない場合は、支払いを忘れていたり、処理に時間がかかっている可能性があります。そのため、「メールの返信に対して送信する場合」のように区切りを決めて待ちましょう。

いずれにしても相手に非があることは確かですが、責め立てるようなメールにならないように注意が必要です。

未送付や未納品に対して送信する場合

書類や物品の送付・納品がされない場合、あらかじめ納期が決められている場合は速やかにメールを送りましょう。自社の業務はもちろんのこと、お客様に迷惑をかける恐れがあるからです。送付・納品状況が確認出来たら、改めて納期を決め直してスケジュール調整を行います。また、関係者各位への伝達も速やかに行うと業務へのダメージを軽減できるでしょう。

納期が決まっていない場合については、過剰に急がせるようなメールを送ると先方が負担に感じてしまいます。柔らかい表現を用いて、リマインドする程度の文言でメールを送信します。その際、送付・納品がいつ頃になるのかも尋ねておきましょう。

【法人向け】催促メールの例文

法人が社内や社外に督促・催促のメールを送るときの例文をまとめました。

社内の人に支払いを催促する例

件名 △△さんの入社歓迎会の参加費についてお願い

本文 ○○営業部長（CC：□□さん）

お疲れ様です。人事課の××です。

昨日は△△さんの入社の歓迎会にご参加いただきありがとうございました。○○営業部長が参加してくださったお陰で△△さんも喜んでいました。

さて、恐縮ですが、事前にお伝えしましたように本会では参加費を皆様からお支払いいただいております。まだお支払いいただいていないようですので、今週末までにお支払いいただけますでしょうか。

歓迎会の参加費は5,000円です。営業部担当の□□が立て替えておりますので、□□にお渡しいただければ幸いです。

行き違いになっていましたら大変申し訳ございません。お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

（以下署名）

社外の企業に支払いを求める例

件名 〇月×日の□□に関する請求につきましてご確認

本文 □□株式会社　事業開発部　○○様

平素より大変お世話になっております。△△株式会社の××です。

先日は弊社製品□□をご購入いただき誠にありがとうございました。その後、ご使用になられて様子はいかがでしょうか。弊社サポートがいつでも対応しますので、些細な点でも気軽にご相談ください。

さて、〇月×日に本製品の請求書を送付させていただきましたが、こちらでは入金を確認できておりません。もしお手元に請求書が届いていないようでしたら再送しますのでご確認をお願いいたします。

お忙しいところ申し訳ありませんが、△月□日までにご対応いただければ幸いです。行き違いになっていましたら申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします。

（以下署名）

個人の顧客に督促をする例

件名 【要確認】□□のお支払いについて

本文 ○○様

いつもお世話になっております。有限会社△△の××です。

平素より弊社の□□をご利用いただきましてありがとうございます。

さて、○月のお支払いについて、弊社にて入金を確認できておりません。○月×日の添付メールにて請求書を送付いたしましたが、ご確認いただけたでしょうか。

請求書が届いていないようでしたら、再送いたしますのでご連絡ください。毎月末日をお支払いの期日としておりますので、お支払いがまだのようでしたら速やかにご対応いただければ幸いです。

なお、本メールと行き違いになって既にお支払いを済ませているようでしたらご容赦ください。今後とも弊社サービスをよろしくお願い申し上げます。

（以下署名）

支払いの再督促をする例

件名 【再送】ご入金の金額について

本文 株式会社△△　経理課　○○様

いつもお世話になっております。株式会社□□の××です。

先月末にご入金いただいた金額について、弊社よりお送りした請求書と異なっておりました。添付の御見積書、請求書のように11万円をご入金いただくはずのところ、10万円のみ入金が確認できている状況です。

度々のメールで恐縮ですが、○月×日に追加のお支払いのお願いをしておりました。誠に恐れ入りますが、明日○月△日までにご確認いただけないでしょうか。先日お送りしたメールも以下に添付しましたのでご確認ください。

本メールとの行き違いになっていましたら大変申し訳ございません。引き続きよろしくお願いいたします。

（以下署名）

未納品の催促をする例

件名 【至急】12/15納品の内容についてご確認のお願い

本文 ●●株式会社　営業課○○様

平素よりお世話になっております。株式会社△△の××です。

12月15日にご納品いただいた商品についてご確認をお願いしたいと思い連絡いたしました。
今回納品をいただいたのは★★と☆☆でした。
同日の納期で■■も注文させていただいておりましたが、現在のところ弊社に納品されておりません。
お忙しいところ恐縮ですが、■■の発送状況につきましてご確認をお願いできますか。
■■の発注書につきまして、PDFファイルを添付しておりますので併せてご確認ください。

現在のご状況を明日17日までにご連絡いただけますでしょうか。
本メールとの入れ違いで納品をいただいていたら大変申し訳ございません。ご対応のほどどうぞよろしくお願いいたします。

（以下署名）

日程調整の催促をする例

件名 【再送】2023年度忘年会の日程調整のご依頼

本文　●●部　○○さん
お疲れ様です。総務部の××です。

表題の件につきまして、日程調整のメールをお送りしておりました。
先週の20日が締切となっていましたが、まだ返事をいただいていない状況です。
下記の候補日時からご都合の良い日、悪い日をお返事いただけますか。

場所：本社ビル2F　ラウンジ
候補日時：
12月18日（月）18:00～
12月19日（火）18:00～
12月20日（水）18:00～
12月21日（木）18:00～
12月22日（金）19:00～
※22日（金）のみ、取締役会の都合で19時開始になります。

本日17時までにご連絡をいただければ幸いです。
行き違いでお返事をいただいていたら申し訳ございません。
速やかな日程調整へのご協力をよろしくお願いいたします。

（以下署名）

関連リンク：日程調整の催促メールのマナーや書き方を例文付きで徹底解説
https://ishort.ink/oEwz

催促メールの作成する際のマナー・注意点

督促・催促メールにおいては、いくつか注意するべきポイントがあります。以下よりポイントを確認して、業務効率の低下や先方との関係への影響を防ぎましょう。

相手を不快にさせない言葉を選ぶ

先述の通り、督促・催促メールはたとえ相手に非があることが明白であっても、高圧的に責めるような言葉は避けて相手に不快感を与えないよう注意しましょう。特に文字でしか言葉を伝えられないメールにおいては、声のトーンやニュアンスなどは先方に伝わりません。

例えば支払いや送付の状況について確認する場合、「いかがでしょうか」と丁寧な言葉を用いると柔らかな印象となります。「早急にご対応ください」「いつご対応いただけるでしょうか」などの表現は、重大かつ緊急性のあるケース以外は避けた方が無難です。

先方にやむを得ない状況があり、対応ができていないのかもしれないという意識を持ちながら、冷静に連絡しましょう。

行き違いの可能性を考慮した一言を添える

催促メールでは、たとえ社内で確認しても、相手が既に対応済みの可能性を考慮し、一文添えることが不可欠です。自社側の見落としもあり得るため、対応済みの相手への不要な催促は不快感や信頼を損なうリスクを招きます。

「本メールと行き違いでご対応いただいておりましたら、何卒ご容赦くださいませ」といった一文をメールの結びに添え、リスク軽減と丁寧な配慮を示しましょう。

クッション言葉を使う

催促・督促メールは、あまりに簡素な内容では相手に余計なプレッシャーを与える恐れがあります。そのため、以下のようなクッション言葉を文頭に置いておくと印象が柔らかくなります。

・ご多忙のところ恐れ入りますが
・こちらの都合で恐れ入りますが
・お手数をおかけしますが
・何かのお手違いとは存じますが

先方と良いビジネスパートナーとして付き合いを続けるためには、どのような状況においても対等な立場でやりとりをすることが大切です。クッション言葉で適度にメールの雰囲気を和らげつつ、対応を促しましょう。

メールを送る時間帯も考慮する

先方の仕事内容や行動パターンに気を遣いつつ、どの時間帯に送ればすぐに返事をしてもらえるのか考慮しましょう。どんな内容の督促・催促メールにおいても、遅い時間の送信は避けることが大切です。

一般的な始業時間とされる10時前後は慌ただしくなりやすいため、10時以降～15時の送信をおすすめします。

再催促を行う場合は3日後が目安

催促・督促のメールを送ったのに返信がない場合、再催促をしたくなると思いますが、その場合は目安として3日は間を空けるのがマナーです。催促しても返事がないのは忙しくて対応できていない場合もありますが、個人の場合には病気療養中で返事ができない、法人の場合には担当者が有給休暇を取得しているといったケースもあり得るので少し間を置いてから再催促をしましょう。

催促メールはSMSで送信するのが効果的！

ビジネスにおいて、先方が入金などの対応をしてくれないというリスクは付きものです。万が一督促・催促メールの送信が必要となったら、相手の事情も考慮しながら分かりやすく内容を伝えて対応を促しましょう。単に先方が対応を忘れているだけという可能性もあるため、思い出させてあげるという意味でも督促・催促メールの分かりやすさは重要になります。

送信した督促・催促メールにいち早く気づいてもらいつつ、スムーズな対応を促すのに効果的な方法が「SMS」です。SMSはメールアドレスが不要なうえに、他のメールサービスよりも受信数が少ない傾向にあります。加えて受信時のポップアップ表示もあり、高い視認率と開封率が期待できます。

SMSは基本的に個人間でのやり取りを目的としたメッセージサービスですが、「法人向けSMS送信サービス」を利用すれば法人から複数の取引先・顧客への一斉送信も可能です。

▼督促でのSMS活用
https://kddimessagecast.jp/case_tag/urge/

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

法人向けSMS送信サービスの利用を検討されている方は、「KDDI Message Cast」をお試しください。KDDI Message Castは、用途に応じたプランや一斉送信など豊富な機能をご用意しております。到達率98%・開封率80%を誇り、督促・催促メールの送信方法としてもおすすめのサービスです。

2ヶ月間3,000通までの無料お試し期間もあり、初期費用・月額費用ともに不要です。お試し期間後は送信数に応じて単価が設定されているため、分かりやすい料金体系を元にコスト管理も楽になります。

まとめ

商品やサービスの支払い・メールの返信・書類や物品の到着などが期日までにされなかった場合、「督促・催促メール」で先方に確認や対応を促す必要があります。先方の状況を考えつつ、クッション言葉や丁寧語を使って柔らかい印象の文となるよう心がけましょう。メールにて催促した時点で、なるべくスムーズに対応をしてもらいたい方は多いはずです。そのような方には、高い開封率や視認率が期待できる「SMS」での送信をおすすめします。

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