ビジネスで連絡が取れない人と連絡を取るには？原因や対処法、SMS例文も紹介

「重要なお知らせなのに、お客様からの返信がない」「何度も電話しているが、一向に繋がらない」

このような状況は業務を停滞させ、多くの担当者が頭を悩ませる問題です。実はその原因、普段お使いの連絡ツールにあるのかもしれません。

本記事では、ビジネスシーンで連絡が取れない状況に焦点を当て、その原因と具体的な対処法を相手別に解説します。Eメールや電話の弱点を補い、高い到達率・開封率を誇る「SMS」を活用した効果的なアプローチと、すぐに使える例文もご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

連絡が取れない…音信不通とはどういう状態か？

音信不通とは相手の消息がわからなくなっている状態です。連絡を取る手段がないときもあれば、連絡をしても返事がないことも指します。

音信不通になると電話をかけても出てくれず、場合によっては拒否されてしまうこともあります。メールを送信しても届かないまたは返信がない、SNSやLINEでメッセージを送っても返事がなく、相手とまったく情報のやり取りができなくなった状態です。早く連絡を取りたいときには切実な問題になります。

家族・恋人・友人と連絡が取れない場合の原因と対処法

家族や恋人、友人といった自分にとって大切な人と連絡が取れないと不安になります。以下、家族や恋人、友人と連絡が取れなくなった時の原因と対処法について説明していきます。

スマートフォン、及び携帯電話が使えないケース

スマホや携帯電話はバッテリー切れ、あるいは故障によって使えなくなることがあります。バッテリー切れの場合は充電すれば連絡を取れるようになるので、留守番電話にメッセージを残しておくほか、メールやSMSに「連絡が取れず心配している。メッセージを見たら連絡してほしい」と送っておくとよいでしょう。機器が故障している場合は修理が完了するまで使用できません。

電波のない場所にいる

地下、山奥、農村部などは電波が届かない、もしくは弱いことが多いです。自分の知らない間に相手が山や農村地帯などに出向いている可能性もあります。

電波のない場所にいる場合、電波の届く場所に移動するまで受信の確認や、相手に電話やメッセージを送ることができません。相手が電波のある場所に移動すれば、送信したメッセージを確認してもらえるでしょう。「心配しており連絡が欲しい」とメッセージや留守電に残しておきましょう。

災害地帯にいる

地震や突風などによってスマホや携帯電話が使えなくなることがあります。相手が被災地に住んでいない場合でも、旅行や諸事情などで出かけていた可能性もあります。

大規模な災害の場合、災害発生地域周辺の通信回線、電話回線がパンクします。数日間にわたって連絡が取れないという事態を引き起こしてしまいます。そうした中でも、SMSは安否確認の手段として利用できる確率が高いといわれています。

従業員と連絡が取れない場合の原因と対処法

従業員や法人関係者と連絡が取れない原因として、相手が自分の仕事に没頭している、会議に参加している、別の人と話している、接待中などが考えられます。接待や商談中にはビジネスマナーとしてスマホの電源をオフにしている人も多いです。

相手は電話やメールを時間に余裕ができたらチェックするでしょう。留守電に連絡が欲しい旨を残しておくと、掛け直してもらえるはずです。

また、従業員にスマートウォッチを支給すれば、移動中や自分の作業に没頭している時間にも、連絡に気づいてもらいやすくなります。

【企業向け】緊急連絡網の作り方とは？おすすめの連絡手段やテンプレートをご紹介 – SMS送信サービス「KDDIメッセージキャスト」

ビジネスでお客様と連絡が取れない原因

お客様と用件があるにも関わらず連絡が取れないと業務が滞ります。以下、お客様と連絡が取れなくなった時の原因について説明していきます。

繁忙期で多忙を極めている

連絡を返せないほどに忙しく、余裕がないのかもしれません。締め切り間近の仕事に追われている、他の顧客の対応で忙しいといった状況を考えられます。

「短文で構わないから連絡を頂きたい」とSMSで伝えることをおすすめします。SMSは受信に気づきやすく、相手の都合の良いタイミングで返信できるため、多忙な方にも効果的なアプローチです。

メールに気づいていない

多くのビジネスマンは一日に何通ものメールの対応を行っています。お客様のメールボックス内で他のメールに埋もれていたり、見落としていたりするケースも考えられます。

受信に気づきやすいとされるSMSを活用して、メールを送った旨や、何らかの形で返信をお願いしたい旨を伝えてみましょう。重要な通知が埋もれてしまうEメールの弱点を、SMSは効果的にカバーできます。

連絡先が変わっている

連絡先が変わっていたために顧客との連絡が取れなくなる場合があります。迷惑メールが増えたためメールアドレスを変更した、というのがよくあるケースです。携帯電話番号を利用するSMSなら、メールアドレスが変更されていても電話番号を宛先にしてメッセージを送信することができます。電話番号はメールアドレスほど頻繁に変更されることが少ないため、お客様のメールアドレスが不通の場合はSMSでアプローチしてみるのがおすすめです。

他社と契約することで問題が解消された

自社にとって重要なお客様であっても、別のビジネスパートナーを見つけた、商品の乗り換えをしていたというケースは珍しくありません。そうなると、お客様にとって返信の必要はなくなります。

「一言でも返信を頂きたい」とSMSで伝えてみることをおすすめします。現在の状況について記された返信を頂けることもあります。

連絡をしてほしくないと思っている可能性も

顧客が連絡をやめてほしいと思っている場合もあるので気を付けましょう。過度に営業やマーケティングをすると不快に思われてしまうことがあります。一度距離を置いてから再度アプローチをすると、顧客の志向が変わっていてもっと詳しく知りたいと思ってくれる可能性があります。メルマガの配信をしたり、SMSによるメッセージを送ったりして顧客との接点を可能な限り維持していくとチャンスが広がります。

また、顧客が自ら必要を感じて連絡をくれる場合もあります。一度は距離を置いて顧客のレスポンスを待つのが賢い方法です。

【相手別】ビジネス連絡が取れない場合の対処法

ビジネスで連絡が取れない場合、その原因は多岐にわたります。そのため、画一的なアプローチではなく、相手が法人（BtoB）か個人（BtoC）かによって対処法を変えることが重要です。お客様との関係性を損なわず、スムーズに連絡を取るための具体的な方法を、それぞれのケースに分けて見ていきましょう。

【BtoB向け】お客様と連絡がとれない場合の対処法

違う方法で連絡する

いつも電話で連絡しているならビジネスメールを送る、メールで連絡しているなら電話をかけてみるなど、アプローチ方法を変えるのが有効です。相手が忙しくて電話に出られなかったり、メールを見落としていたりする可能性があるため、別の手段を試すことで応答を得られる場合があります。また、いつもと違う時間帯に連絡を入れてみるのも一つの手です。相手の都合の良いタイミングに合致するかもしれません。

メールが開封済か確認する

メール配信ツールの中には、相手がメールを開封したかを確認できる機能を備えたものがあります。この機能を使えば、メールが相手に読まれているかどうかの判断が可能です。開封されているのに返信がない場合は、意図的に連絡を絶っている可能性を考慮できます。一方で、未開封の場合はメールが埋もれているか、迷惑メールフォルダに入っていることも考えられるため、再度アプローチする価値があるでしょう。

【BtoC向け】お客様と連絡がとれない場合の対処法

留守電を入れる

個人のお客様の中には、登録していない番号からの電話には出ないという方も少なくありません。そのため、電話に出てもらえない場合は必ず留守番電話にメッセージを残しましょう。会社名と担当者名、そして「〇〇の件でご連絡いたしました」といった具体的な用件を伝えることで、相手に安心感を与え、折り返しの連絡をもらいやすくなります。無断キャンセル時の料金発生など、重要な要件は明確に伝えましょう。

連絡ツールで接点を持つ

近年、企業がSNSやLINEの公式アカウントを持ち、個人顧客とのコミュニケーションに活用するケースが増えています。お客様が日常的に利用しているツールを通じてメッセージを送ることで、電話やメールよりも気軽に確認してもらえる可能性があります。特にこれらのツールは既読機能があるため、相手がメッセージを読んだかどうかも把握でき、その後のアプローチを考える上で有効な情報となります。

開封率86%！連絡が取れない状況を打破するならSMSが有効

電話やメールで連絡が取れない場合に、ぜひ試していただきたいのがSMS（ショートメッセージサービス）です。法人向けSMS配信サービス「KDDI Message Cast」の実績では、到達率は98%、開封率は一般的なEメールの約4倍以上にもなる86%を記録しています。多くのメールに埋もれてしまったり、不在で繋がらなかったりする状況でも、SMSならお客様の目に留まりやすく、内容を確認してもらえる可能性が格段に高まります。

たとえば、電話は相手の都合を考えて折り返す必要がありますし、メールは文章を考えなければならないなど手間がかかります。対して、SMSは短文のやりとりも許容されるツールなので、相手にとって返信する上での心理的ハードルが下がるでしょう。

顧客が「返信を面倒に感じた」「他社に乗り換えた」「購入意欲がなくなった」といったネガティブな理由で返信してこない場合でも、SMSであれば断りの連絡をもらえるかもしれません。

【法人向け】連絡が取れない時に送るSMSの例文

連絡が取れない状況のときにはSMSでどのようなメッセージを送れば良いのでしょうか。ここでは状況別に顧客に送るSMSの例文を紹介します。

メールの返信がなくて既読確認をしたい場合

メールで連絡をした際に顧客が読んでくれたのかどうかを確認したいときがあります。メールの返事がなくて困っている場合には以下のようにSMSを送りましょう。

○○様、先日はお時間を割いていただきありがとうございました。ご依頼の件についてメールでお送りしていますのでご確認いただければ幸いです。

確認して欲しいという意図を伝えて、返信を強制しないのが大切です。メールの読み忘れなどを指摘せず、あくまで連絡するだけに留めると印象が良くなります。

電話をかけても出てもらえない場合

顧客に電話をかけても出てくれなかったときには連絡先に入っていなくて拒否されている可能性があります。以下のような内容のSMSを送ると顧客に気付いてもらえるでしょう。

○○様、××会社の△△です。先ほどxxx-xxx-xxxxから連絡いたしました。昨日ご相談いただいた件について回答いたしますので、折り返しご連絡ください。

「着信拒否をしていませんか？」といった内容では顧客の気分を害してしまいます。用件と連絡先を示し、急ぎの用件なら折り返しの連絡についても言及しましょう。

メールが受信拒否になっている場合

メールが受信拒否になっていてエラーが返ってくるときには、顧客にセーフリストに入れてもらうなどの対応を求める必要があります。以下のようなSMSを送ると印象が良いでしょう。

○○様、お問い合わせの件についてお返事いたしました。メールがもし届いていないようでしたらxxx-xxx-xxxxまたはex@mp.leまでご連絡ください。

メールが届いてないようで不安だということを伝えるのが適切です。受信設定を確認して欲しいといった内容にして顧客の気分を害さないようにしましょう。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

「KDDI Message Cast」は、国内キャリア直収接続による到達率98%の高い品質を誇る法人向けメッセージ送信サービスです。お客様との確実なコミュニケーションを実現するために、多彩な機能と安心のサポート体制をご提供します。

• 多彩なメッセージ配信
  最大660文字の長文SMSはもちろん、画像や動画を用いたよりリッチな表現が可能な「RCS」「＋メッセージ」にも対応。目的に応じた最適なメッセージをお届けできます。
• 安心・安全な運用を支える豊富な機能
  他人のなりすまし利用を防ぐ「誤配信防止オプション」や、フィッシング対策に有効な「キャリア共通番号」など、企業の信頼性を守るための機能をご用意。お客様に安心してメッセージを受け取っていただけます。
• 納得感のある料金体系と導入のしやすさ
  初期費用・月額費用0円の従量課金制で、送信通数に応じた料金設定のため無駄がありません。万が一届かなかった配信は請求対象外となるため、コストパフォーマンスにも優れています。

24時間365日の監視運用サポート体制も整っており、初めての方でも安心してご利用いただけます。お客様との連絡手段にお悩みなら、ぜひ「KDDI Message Cast」をご検討ください。

まとめ

お客様と連絡が取れない状況は、ビジネスの機会損失に直結する深刻な問題です。本記事では、電話やメールといった従来の連絡手段ではアプローチが難しいお客様に対し、SMSがいかに有効な解決策となり得るかを解説しました。

ほぼ全てのスマートフォンに標準搭載され、Eメールの数倍とも言われる高い開封率を誇るSMSは、これまで届かなかったお客様の元へ、重要なメッセージを届ける力を秘めています。

「KDDI Message Cast」は、そのSMSの効果を最大限に引き出すための、信頼性と機能性を両立したサービスです。お客様とのコミュニケーションを改善し、ビジネスをさらに加速させるための一歩として、その確かな効果を実感してみてください。