地方自治体でのSMS送信サービスの活用方法や事例、サービスの選び方を紹介

地方自治体から発信されるお知らせや案内を住民への連絡する方法は郵送や電話が中心でした。
ですが、電話で連絡してもつながらない、郵送で送った書面に対するリアクションがないなど、住民からレスポンスがもらえないことが問題でした。

このような問題に対して、SMS（ショートメッセージ）を導入することにより、解決できる可能性があります。
SMSの導入は、すでに民間企業では一般的になっており、SMSの開封率の高さから、圧倒的なレスポンスやコスト削減などの効果につながっています。

この記事では、SMS（ショートメッセージ）送信サービスを地方自治体で活用することで得られるメリットや、活用ケースをご紹介します。

自治体でSMS送信サービスの導入が進んでいる

SMS送信サービスは、防災情報や納付通知、健康診断の案内などを市民に迅速かつ確実に届ける手段として、市役所をはじめとした自治体での導入が進んでいます。

自治体の全ての部署で導入している事例はまだ多くありませんが、特定の業務や部署単位でSMSを活用している事例は増加しています。

SMSの高い到達率や開封率、コスト削減効果が注目を集めているため、今後さらに多くの自治体で活用が進んでいくと考えられています。

関連リンク：SMS（ショートメッセージ）とは？料金や送受信方法をわかりやすく解説 – SMS送信サービス「KDDIメッセージキャスト」

地方自治体のSMS（ショートメッセージ）送信活用のポイントと課題感

課題感

• 電話での連絡がつながらない
• 入金のご案内や、催告、督促などの案内を郵送したが、書面でのリアクションがない
• 自治体主催のイベントや案内等を住民へ発信したいが、住民への連絡件数が多すぎるため難しい

SMS（ショートメッセージ）活用のポイント

• 手紙や電話では連絡が取りにくかった住民に対して、開封率の高いSMSを送ることで反応率をあげることが可能。

SMS（ショートメッセージ）送信サービスの地方自治体の活用ケース

住民税や国民年金などの入金案内、滞納のご連絡での活用ケース

背景
住民税や国民年金などの入金案内を郵送で案内を出していた

課題
滞納者への納付催告の連絡が取りづらく、納付催告を実施した後の反応率が低い

解決方法・効果
従来の手段では連絡が取りづらかった住民に対して、SMS配信サービスを使った税金の納付催告をはじめたところ、高い反応率を獲得。多くの滞納者からの自主納付を実現可能となった。

新型コロナウイルス陽性者への連絡をSMSに切り替えての活用ケース

背景
新型コロナウイルス陽性者への初回連絡や医療機関一覧、自宅療養に関するご案内に時間と工数がかかっていました。

課題
自宅療養に関する連絡に時間と工数がかかっていた。

解決方法・効果
SMS配信サービスを使い、自宅療養に関するご案内を送ったところ、工数の削減とスムーズな伝達が可能になった。

自治体にSMSを導入する4つのメリット

自治体がSMSを導入することで、迅速かつ確実に情報を伝えられます。ここでは、自治体がSMSを活用して得られる4つのメリットを紹介します。

1. 確実性が高い

SMSは携帯番号宛に直接送信されるため、メールよりも開封される確率が高く、必要な情報を確実に届けることができます。さらに、メールアドレスを変えていた、迷惑メールフォルダに入ったという可能性もないため、確実性が高い方法と言えます。

2.即時性がある

SMSは送信すると数秒で相手に届くので、災害時の避難指示や感染症の注意喚起、納付期限の案内など、迅速な対応が求められる場面で有効です。特に、緊急時の住民の迅速な行動を促せます。

3.コストが低い

お知らせを印刷して郵送する場合や、電話連絡を繰り返すことはコストがかかります。それに比べて、SMSは郵送や電話より低コストで一斉送信が可能なことも大きなメリットです。自治体職員の作業負担も大幅に軽減され、人件費削減と業務効率化に大きく貢献できます。

4.住民の利便性が高い

SMSはいつでも手軽に確認できて、電話で折り返しする必要もないため、住民の負担を軽減できます。行政との連絡もスムーズになることで、住民の安心感も高まり、満足度と信頼向上につながります。

自治体に導入するSMSサービスの選び方のポイント

自治体がSMS送信サービスを導入する際に重視すべきポイントを5つ紹介します。利用料金だけで判断せずに、住民の利便性向上や安全な運用が実現できるサービス選びが重要です。

1.機能が充実しているか

一斉配信や予約配信、個別情報の差し込み、送信履歴管理など、自治体業務に必要な標準機能が揃っているかを確認しましょう。操作の使いやすさや既存システムと連携できるかも重要です。特にAPI連携があれば自動配信やデータ分析が可能になり、業務効率化に役立ちます。

2.サポート体制が整っているか

トラブル時や操作で困った際に迅速かつ的確なサポートが受けられるかは重要です。24時間対応や専任担当者の有無、自治体向けの実績も確認しましょう。問い合わせしやすい体制が整っていることで、緊急時でも安心して運用できます。

3.セキュリティ対策は万全か

自治体がSMS送信サービスを利用する際は、個人情報保護のため通信の暗号化やアクセス制限、二段階認証などのセキュリティ対策が必須になります。国や自治体の基準を満たし、情報漏えいや不正利用を防ぐ信頼性の高いサービスを選ぶようにしましょう。

4.大量送信に耐えられるか

自治体業務では数千～数万件の一斉送信が求められます。緊急時や災害時にも遅延やエラーなく短時間で大量送信できる性能と通信インフラの安定性が重要です。文字数制限があると長文は分割されてしまうため、一括送信可能なサービスがよいでしょう。

5.他自治体での導入実績があるか

他の自治体や官公庁での導入実績が豊富なサービスなら、信頼性が高く運用ノウハウも蓄積されています。防災通知や納税督促など具体的な活用事例があれば、導入後の運用イメージがつかみやすく、安心して選ぶことができます。

地方自治体のSMS（ショートメッセージ）送信サービスの導入事例

「郵送による重要なお知らせの開封率に課題がある」「電話で連絡しても、なかなかつながらない」など従来の連絡手段に課題をお持ちの自治体さまにご活用いただいているSMS送信サービス「KDDI Message Cast」。今回は「KDDI Message Cast」をご利用開始された自治体の皆さまに導入のきっかけや具体的な活用方法、利用後の変化などについて伺いました。

自治体のSMS送信サービス導入事例はこちら

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

法人向けSMS「KDDI Message Cast」を使いDMのコストを抑え、電話での連絡の取りづらさも解消可能です。ぜひ、一度資料請求やお問い合わせから実際の費用感をご確認してみてください。

まとめ

地方自治体がSMS送信サービスを導入することで、防災情報や重要なお知らせを迅速かつ確実に住民へ届けられます。SMSは高い到達率・開封率を誇る効果的なコミュニケーションメディアとして注目されています。業務内容や課題に応じて複数のサービスを比較し、一斉送信やデータ分析機能を備えたサービスを選ぶことが重要です。今回の事例や選び方を参考に、効率的な自治体運営を実現しましょう。