ビジネスシーン別のお礼メールの書き方【例文付き】

お礼メールは、ビジネスの基本です。しかし、対面ではお礼の気持ちを伝えることができても、メールとなるとどう書いてよいのか迷う、送るタイミングが分からない、ということもあるかもしれません。お礼メールを送る際に知っておきたいポイントや、シチュエーション別の例文についてご紹介します。誠意のこもったお礼メールを送り、ビジネスを円滑に進めていきましょう。

お礼メールを送る際のポイント

お礼メールの間に大切なポイントは、感謝の気持ちを早く伝えること、件名をシンプルにすること、誤字脱字に注意すること、そして定型文を避けて相手に合わせた内容を心がけることなどが挙げられます。

それでは、詳しく解説していきます。

お礼メールを送る際の心がけ

お礼メールを送ることで信頼関係を深めることができる反面、いざお礼メールを作成しようとすると、どう書けばよいのか迷ってしまうこともあるでしょう。対面ではお礼の言葉を伝えることができても、メールとなると言葉の使い方に迷うかもしれません。

お礼メールを送る際に知っておきたい心がけについてご紹介します。

なるべく早く感謝の気持ちを伝える

お礼メールを送りたい、送らなければ、と思いながらも、いつ送ればよいのか迷ってしまい、ずるずると機会を逃してしまうこともあります。基本的にお礼メールは早い方がよいとされています。時間を空けず、すぐに送る方がよいでしょう。

午前中の訪問に対してのお礼であれば、その日の夕方までに送る、夜の会食のお礼であれば翌日の始業時間前後など、出来る限り早いタイミングで送るのがおすすめです。相手の記憶が強く残っているうちに挨拶することができ、良い印象を残すことができるでしょう。

件名はわかりやすく簡潔に

件名はわかりやすく簡潔にしてください。件名を見た時点で、お礼メールだとすぐに分かるようにしましょう。

「〇〇の打ち合わせのお礼」「昨日の〇〇のお礼／株式会社〇〇」といった具体的な件名を設定しておけば、一目見て情報を判断でき、メールの見落としも防げます。

「先日はありがとうございました」という件名も多くみられますが、いつの話か分からず、内容や送信者も判断できません。

特に多数のお礼メールを受け取る可能性がある場合、見落とされる危険性もあります。

具体的な内容を件名に含め、簡潔に伝えることが大切です。

定型文にならないよう意識する

お礼メールを素早く送ることに専念するあまり、定型文のようなメッセージになってしまうことがありますが、これはNGです。お礼メールを送らなければならない人すべてにこの文章のまま送っているのだろう、と思われてしまえば、雑な印象を与えてしまいます。オンリーワンであることを印象づけるためにも、記憶に残ったエピソードなどを盛り込みましょう。具体的な内容であればあるほど、他のお礼メールに差をつけることができます。

相手との距離感に合わせる

お礼メールを送る相手は、初対面であったり、社長、副社長など明らかな目上の立場の人であったりとさまざまです。初対面であれば「突然のご連絡失礼いたします」などを用い、相手に合わせた距離感で作成するようにしましょう。

内容は具体的に伝える

単純に「ありがとうございました」の一言では、相手に気持ちが伝わりにくくなります。何に対してのお礼なのか分かるよう、具体的に伝えるようにしましょう。お力添えによって、無事〇〇できることになった、など印象に残るようなメールにすることが大切です。

【社外向け】シーン別のお礼メール例文

ここでは、社外向けのシーン別お礼メールの例文について解説していきます。

状況に応じてお礼メールを使い分けることで、ビジネスをスムーズに進められるでしょう。

打ち合わせのお礼メール例文

打ち合わせのお礼メールは、以下の3点に注意しましょう。

• 具体的な内容が分かる件名をつける。
• 打ち合わせのお礼を記載する。
• 今後の流れや課題などを記載する。

件名には、どの案件の打ち合わせのお礼かを具体的に記載しましょう。これにより後で検索したり見返す際に、内容がすぐに分かりやすくなります。

また、先方に感謝の気持ちをしっかり伝えることが大切ですが、文面は簡潔にまとめましょう。敬語や言葉遣いに気を付け、失礼がないように配慮することが大切です。相手が負担に感じないことが大切です。

後半では、今後の流れや課題について触れ、次回の訪問予定を明記しましょう。

＜例文＞

件名：〇〇の打ち合わせの御礼

本文：

株式会社〇〇

〇〇様

平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。

本日はご多忙のところ、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

提案させていただきました〇〇〇について、詳しくお話をお伺いすることができ、大変参考になりました。

〇〇様よりお聞きしたご要望やご意見をまとめた上で、改めて本企画を進めて参ります。

ご不明な点等ございましたらご連絡ください。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

取引先との会食のお礼メール例文

取引先との会食のお礼メールでは、以下の3点に注意しましょう。

• お店の感想や気遣い、意図に感謝する。
• 当日の会話を振り返り、相手の関心を引く。
• 相手や取引先企業への強い関心を伝える。

まず、お店の手配や心遣いへの感謝を伝えましょう。「素敵なお店でした」など、相手へ敬意を記載してください。

また、会食中の話題を振り返り、相手の関心を引く内容を盛り込みましょう。先方の会社への思いなど具体的な表現をすることで信頼関係が深まります。

さらには、相手や取引先企業への強い関心を示しておくことも大事です。「貴社のさらなるご発展をお祈りしております」なども効果的です。

＜例文＞

件名：会食の御礼

本文：

株式会社〇〇〇〇

〇〇様

いつも大変お世話になっております。昨日は会食の席にご招待いただき、誠にありがとうございました。

心のこもったおもてなしに、心より感謝申し上げます。

あのような格式高いお店で、おいしい食事をいただきながら、素敵な時間をご一緒させていただき大変うれしく思います。

貴社の現状や〇〇様の会社に対する思いなど貴重なお話を拝聴でき、大変勉強になりました。

今後とも、変わらぬお付き合いをどうぞよろしくお願いいたします。

飛び込み営業のお礼メール例文

飛び込み営業のお礼メールでは、以下の3点に注意しましょう。

• 当日中、遅くとも翌日には送信する。
• 簡潔で分かりやすい件名を記載し、ひと目見て分かるようにする。
• 一文が長すぎないようにし、誤字脱字に気を付ける。

営業後に良い印象を与えるためには、できるだけ早くお礼のメールを送ることが大切です。遅くとも翌日中に送信し、スピーディな対応を心がけましょう。素早い対応が、次回の商談につながります。

件名はシンプルかつ明確にし、「お打ち合わせのお礼」「昨日のご訪問について」など、相手がひと目で内容を理解できるようにしましょう。長すぎる件名は避け、要点を簡潔にまとめましょう。

本文では、長文を避け、要点を分かりやすく伝えるようにしてください。誤字脱字がないか必ず確認し、丁寧な文章を心掛けましょう。誤字や不明瞭な表現は、信頼を損ねる可能性があるため、最新の注意を払うようにしてください。

参考URL→https://examplesentencemail.com/thank-you-sales-visit-without-appointment/

＜例文＞

件名：本日の訪問のお礼

本文：

株式会社〇〇

〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

本日は突然の訪問にも関わらず

ご対応いただき、誠にありがとうございました。

〇〇様からご指摘いただいた件について、

上司と相談し、来週の〇曜日までには

ご回答させていただきます。

これからも、〇〇様のお力になれるよう全力を挙げて努めてまいります。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

契約のお礼メール例文

契約のお礼メールでは、以下の3点に注意しましょう。これらを意識することで、取引先との信頼関係がさらに強くなります。

• 契約に対する感謝の気持ちをしっかり伝える。
• 今後のスケジュールや具体的な期限を提示する。
• 相手に積極的な姿勢を示す。

まずは契約を結んでいただいたことへの感謝を伝えましょう。

次に、契約後の進行予定やスケジュールを明確にし、約束した期限内に連絡をすることを記載します。これにより、相手に安心感を与え、信頼をさらに深めることができます。

文末に、相手に対して積極的な姿勢を示すのも効果的。相手の信頼に応えられるよう努めることを明言するのも良いでしょう。

＜例文＞

件名：新規契約の御礼／株式会社〇〇　〇〇

本文：

株式会社〇〇

〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

この度は弊社の企画をご採用いただき、誠にありがとうございます。

貴社の事業に少しでも貢献できるよう、弊社一丸となって取り組ませていただきます。

今後のスケジュールについては追ってご連絡いたしますので、少々お待ちいただけますと幸いです。

至らぬ点もあるかとは存じますが、全力で取り組んでまいりますので、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

新規注文のお礼メール例文

新規注文のお礼メールは「スピーディかつ丁寧に」対応することが大切です。

また、以下の4点に注意しましょう。

• 受注したその日か翌日中に送る。
• 納期を提示する
• 定型文を活用しつつ、自分の言葉で感謝の気持ちを伝える。
• 礼儀正しい表現を心がける。

発注を確認したら、迅速かつ丁寧なお礼メールを送りましょう。入金を待たずにお礼メールを迅速に送信することで、相互の信頼性を高めることができます。

定型文を使用する場合でも、自分の言葉で相手に合わせた表現をするようにしてください。

また、ビジネス文書として、相手に不快感を与えないよう、丁寧で礼儀正しい言葉遣いを心がけて、全体的に礼儀正しさを保つことが大切です。 

参考→https://jinzaii.or.jp/26679

＜例文＞

件名：〇〇ご注文のお礼

本文：

株式会社〇〇

〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたびは〇〇のご注文をいただき、誠にありがとうございます。

今回のご注文から貴社とのお取り引きが始められることを、大変うれしく思っております。

ご注文いただきました〇〇は、

〇月〇日までに納品させていただきますので、もうしばらくお待ちください。

商品についてご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

入金のお礼メール例文

入金のお礼メールでは、以下の3点に注意しましょう。

• 当日もしくは翌日午前中には送る。
• 速やかな入金対応への感謝を一番に伝える。
• 商品名や到着予定日、今後の流れを提示する。

入金に対するお礼メールは、当日中、または翌日午前中には送りましょう。取引先へ入金対応への感謝を早急に伝えることで、取引先との信頼関係を深めることができます。

次に、今後の流れを明確にし、取引先が不安を感じないよう配慮しましょう。また、発注内容をお礼メールで再確認することで、未然にミスも防げます。

万が一、入金ミスが発生した場合は、冷静かつ丁寧な表現で伝えることを心がけてください。

参考→https://bizushiki.com/payment

＜例文＞

件名：入金のお礼

本文：

株式会社〇〇

〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたびは弊社製品「〇〇」をご注文いただき、誠にありがとうございます。

——————————

▼ご注文内容

——————————

商品名：〇〇

数量：×セット

金額：〇〇円（税込）

——————————

本日付けで、〇〇円のご入金が確認できました。

迅速なご対応を賜り、感謝申し上げます。

翌日午前の便で「〇〇」を発送いたしますので、

明日の午前中にはご指定の住所へお届け予定です。

ご確認いただきますよう、よろしくお願いいたします。

求人応募のお礼メール例文

求人応募のお礼メールでは、以下の3点に注意しましょう。

• 迅速かつ営業時間内に返信する。
• メールの件名は、採用に関するメールと分かるようにする。
• 端的に、誤字脱字に気を付ける。

問い合わせや書類選考結果、面接の候補日について、早めにメールを送るようにしてください。正式な回答に時間がかかる場合は、回答予定日を明記し、相手に配慮しましょう。

また、件名には「求人応募のお礼」や「面接後のお礼」など、採用に関するメールであることを明確に記載してください。

感謝の意は簡潔に伝え、企業のイメージを損なわないよう丁寧な言葉遣いや誤字脱字に気をつけるようにしてください。

参考→https://kyozon.net/list/mail-reply/

＜例文＞

件名：ご応募ありがとうございます

本文：

株式会社〇〇

〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたびは弊社Webサイトより「〇〇（職種）」の求人募集にご応募いただき、誠にありがとうございます。

選考を進めさせていただきますので、まずは〇〇様の「履歴書」と「職務経歴書」をご送付ください。

■送付方法

・本メールアドレス（xxxx@xxxx.com）宛てに添付
・郵送

尚、郵送いただいた書類の返却は行っておりませんのでご了承ください。

書類到着確認後、3営業日以内に弊社よりお電話にてご連絡いたします。

不明点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。

ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。

【社内向け】シーン別のお礼メール例文

ここからは、社内向けのシーン別お礼メール例文について説明します。

なお、先方に直接お礼を申し上げた方が良いケースもあるため、状況に応じて使い分けるようにしてください。直接感謝の気持ちを伝えることもビジネスマナーとして大切です。

上司へのお礼メール例文

上司へのお礼メールでは、以下の3点に注意しましょう。

• 件名は簡潔にまとめる。
• 印象に残ったことや学んだ内容を記載する。
• 助言に対して真摯な態度を伝える。

メールの件名はシンプルかつひと目で分かりやすい内容にしましょう。メール本文では正しい敬語を使い、簡潔かつ分かりやすい文面を心がけてください。特に、役職名や敬称の使い分けには注意が必要です。

次に、打ち合わせ中や印象深かったことや学んだこと、打ち合わせ後の上司の指導内容について感謝の気持ちを伝えましょう。具体的な改善点や今後の取り組みを明記することで、やる気が伝わり、好印象を与えることができます。

お礼メールを適切に活用することで、社内のコミュニケーションを円滑にすることが期待できます。なお、同じ部署で直接会える場合は、メールよりも対面で感謝を伝えましょう。

参考→https://emberpoint.com/blog/column/240705-003.html

＜例文＞

件名：営業同行の御礼

本文：

〇〇部長

おはようございます。

〇〇です。

昨日は〇〇株式会社への営業にご同行いただき、誠にありがとうございました。

先方の質問に対する対応や提案の流れの作り方など、とても勉強になりました。

また、営業後にご指摘いただいた点につきましては、改めて見直し、今後の商談で活かしてまいります。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願いいたします。

退職する人へのお礼メール例文

退職する人へのお礼メールでは、以下の3点に注意しましょう。

• 感謝の言葉を最初に伝える。

• 今後の活躍を祈る一言を添える。
• 敬語や言葉遣いに注意する。

まずは退職する人へ感謝の気持ちをストレートに伝えましょう。「長い間お世話になりました」「ご指導いただき、ありがとうございます」など、感謝の言葉を最初に述べることが大切です。

次に、今後の活躍を応援する言葉を添えましょう。「新天地でのご活躍をお祈りしています」など、前向きなメッセージで締めくくると好印象です。

特に上司や目上の方には敬語を使い、丁寧な表現を心がけましょう。親しい同僚には、少しカジュアルな表現も使うことができますが、失礼のないよう注意し、簡潔な文面にまとめるようにしましょう。

参考→https://taishokudaikou-service.com/example-email-to-someone-retiring/

＜例文＞

件名：退職のご連絡ありがとうございます

本文：

株式会社〇〇〇〇

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたびはお忙しい中、退職のご連絡をいただきありがとうございます。

〇〇様には長い間大変お世話になりました。

入社間もない頃より、〇〇様にはさまざまな面でご指導いただきました。

〇〇様から学んだことは数え切れません。本当にありがとうございました。

退職されるのはとても残念ですが、

新天地での〇〇様のさらなるご活躍を心より願っております。

これまで本当にお世話になりました。

社内の会食のお礼メール例文

社内の会食のお礼メールでは、以下の3点に注意しましょう。

• 会食の当日中に送る。
• 会話や料理への感想を添える。
• 仕事で恩返しする意気込みを伝える。

お礼メールは、会食の当日中か遅くとも翌日午前中までに送りましょう。「素敵なお店でした」「お食事がおいしかったです」などの一言を添えると、上司にも喜ばれます。上司に会計を負担してもらった場合は「ご馳走になったこと」に対しても丁寧にお礼を伝えてください。

会食中に仕事のアドバイスを受けた場合は、そのことにも触れると好印象に。

メールの末尾には、「より一層仕事を頑張ります」など、会社へ貢献したい意欲を示す言葉を添えてください。礼儀正しく、簡潔な文面を心がけることが大切なポイントです。

次に顔を合わせる機会がある場合は、改めて口頭でお礼を伝えるとより良好な関係が築けるでしょう。

参考→https://bizushiki.com/nomi-gochisou

＜例文＞

件名：会食の御礼

本文：〇〇部長

いつもお世話になっております。

昨日は会食の席にご招待いただき、誠にありがとうございました。

おもてなしの行き届いた素敵なお店で時間をご一緒させていただき感謝申し上げます。

普段はお伺いできないようなプライベートなお話は特に興味深く、

私もたくさん学ばせてもらわなければならないと実感いたしました。

今後は、仕事の面でもより一層、お役に立てるよう努めてまいります。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

感謝の伝わりやすい言葉・フレーズ

感謝の伝わりやすい言葉やフレーズを使うことで、受ける印象は異なります。また、相手との距離感、立場の違いによっても言葉も使い分ける必要があります。どのような表現を使うとよいのかご紹介します。

距離の近い相手

距離が近い相手であれば、「〇〇（贈り物名など）いただき、ありがとうございます」といった、比較的カジュアルな表現も使えるでしょう。お礼を伝えるまで期間が開いた場合には、「先日は」「その節は」などを付け加えることもできます。相手から助けてもらったエピソードや感謝の言葉なども添えると良いでしょう。

上司や社外の相手

上司や社外の相手であれば、セミフォーマルな表現である以下のようなフレーズがおすすめです。

• 心よりお礼申し上げます
• 重ねてお礼申し上げます

「重ねて」という言葉には、「何度も」「繰り返し」という意味もあり、より感謝の気持ちを伝えることもできます。

お礼メールで使ってはいけない言葉・フレーズとは？

「取り急ぎ」というフレーズは、ビジネスメールでもよく目にする表現ですが、失礼だと感じてしまう場合もあります。「取り急ぎ」について正しく意味を理解していると「場当たり」「対応がいい加減」「責任感が薄い」と抵抗感を感じるのです。

さらに「とりあえず、急いで」だけでなく「準備が不十分な状態で、適切な報告ができない」という意味も持つため、誠意を表すお礼メールで使用するのは不適切と考えられます。便利な言葉として使いがちですが、相手を不快にさせることもあることを理解し、「取り急ぎ」という言葉は使わず「まずはお礼申し上げます」と言い換えて使用しましょう。

法人向けSMS送信サービスなら「KDDI Message Cast」

どんなに誠意のあるお礼メールを送っても、読んでもらえなければ意味がありません。大量に届くメールに埋もれてしまい、開封すらされていなかった、ということも増えてきています。

そんな中、到達率、開封率が高いことで注目を集めているのがSMSです。大事なお知らせを確実に届けることができるツールとして、「KDDI Message Cast」をビジネスに活用してみてはいかがでしょうか。SMSは短文しか送れないから失礼にあたるのでは、と考えるかもしれません。しかし法人向けSMS送信サービス「KDDI Message Cast」は660文字まで送信可能です。誠意のこもった丁寧なお礼メールを送ることができるでしょう。

初期費用も0円で、導入コストがかからないことも魅力です。到達率、開封率が高いSMSをビジネスで活用してみましょう。

まとめ

お礼メールについて、社外・社内向け別にご紹介しました。送るタイミングに迷うかもしれませんが、一般的には早めに送る方がよいとされています。午前中に行われた打ち合わせのお礼であれば夕方までに、夜の会食のお礼であれば、翌日の始業時間前後などが適切なタイミングでしょう。
その時のエピソードなどを交え、定型文ではなくオンリーワンの文章を作成しましょう。
せっかくお礼メールを送っても、読んでもらえなければ意味がありません。大量に届くメールは、見逃されてしまう可能性もあります。お礼メールに、開封率が高いSMSを利用するのもよいでしょう。大切なお知らせを確実に届けるSMS「KDDI Message Cast」をぜひご検討ください。