リマインドメールとは？効果的な書き方と活用シーンを徹底解説【SMS比較あり】

「予約当日の無断キャンセルが多くて困っている」「支払い期限の連絡が届いているかわからない」——こうした悩みを抱えるビジネス担当者は少なくありません。

リマインドメールは、顧客に予定や期限を思い出してもらうための重要なコミュニケーション手段です。しかし、送るタイミングや文面を間違えると、かえって逆効果になることも。

本記事では、リマインドメールの基本的な定義から効果的な書き方の「5つの鉄則」、活用シーン別の例文、そしてメールとSMSの徹底比較まで、法人担当者向けに解説します。

リマインドメールとは？基本的な定義と目的

リマインドメールの定義と機能

リマインドメールとは、相手に予定や期限を再確認してもらうために送るメールのことです。「リマインド（Remind）」は英語で「思い出させる」を意味し、催促や督促とは異なり、あくまで「優しく思い起こさせる」ニュアンスで使われます。

ビジネスシーンでは、以下のような場面で活用されています。

• 予約日時の確認（来店・来院リマインド）
• 会議やアポイントの事前連絡
• 支払い期限の案内
• 書類提出の締め切り通知
• イベントやセミナーの参加確認
• サービス更新・契約継続の案内
• 商品発送・到着予定の通知

リマインドメールの最大の特徴は、相手を立てながら、丁寧に再確認を促せる点にあります。一方的な催促ではなく、相手への配慮を示しつつ、必要な行動を喚起できるコミュニケーション手段です。

リマインドメールを送る「3つの目的」

企業がリマインドメールを送る目的は、大きく3つに分けられます。

ドタキャン・機会損失の防止

予約日時を忘れてしまう「うっかり忘れ」は、どの業界でも発生します。特に予約から来店・来院までの期間が長い場合、顧客が日時を忘れてしまうケースは珍しくありません。

リマインドメールで事前に連絡することで、無断キャンセル（ノーショー）を防ぎ、売上機会の損失を回避できます。

顧客体験（CX）の向上と安心感の提供

リマインドメールは、単なる業務連絡ではありません。顧客にとっては「ちゃんと覚えていてくれている」「大切に扱われている」と感じる機会でもあります。

適切なタイミングでリマインドを送ることで、顧客満足度の向上やリピート率の改善につながります。

支払い遅延の防止と売上向上

料金の支払い期限や請求書の送付案内など、金銭に関わるリマインドも重要です。支払い遅延を防ぐことで、キャッシュフローの安定化や未回収リスクの低減を実現できます。

リマインドメールとフォローアップメールの違い

リマインドメールと混同されやすいのが「フォローアップメール」です。両者の違いを整理しておきましょう。

リマインドメールは「これから起こること」への準備を促すもの、フォローアップメールは「すでに起こったこと」への対応として送るものと覚えておくとわかりやすいでしょう。

リマインドメールのメリット・デメリット

リマインドメールを効果的に活用するためには、メリットだけでなくデメリットも理解しておくことが重要です。

メリット：顧客の行動喚起と業務効率化

リマインドメールを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。

無断キャンセル（ノーショー）の削減

事前のリマインドにより、顧客が予約を忘れるリスクを大幅に低減できます。特に医療機関や美容サロン、飲食店など、予約制のビジネスでは効果が顕著です。

電話架電業務の削減

従来は電話で行っていた確認連絡をメールやSMSに置き換えることで、スタッフの業務負担を軽減できます。

顧客満足度の向上

「ちゃんとリマインドしてくれる」という安心感は、顧客ロイヤルティの向上につながります。

支払い遅延の減少

請求書や支払い期限のリマインドにより、未払いリスクを低減し、キャッシュフローを安定化できます。

デメリット：誤送信や頻度による顧客満足度低下のリスク

一方で、リマインドメールには以下のようなリスクも存在します。

誤送信のリスク

宛先の間違いや、既にキャンセルした顧客への送信など、誤送信が発生すると顧客からのクレームにつながります。

送りすぎによる不快感

リマインドの頻度が高すぎると、「しつこい」「迷惑」と感じられ、かえって顧客満足度を下げてしまいます。

メールが届かない・開封されない

メールは迷惑メールフォルダに振り分けられたり、大量のメールに埋もれて開封されないリスクがあります。実際、メールの平均開封率は20〜30%程度と言われており、重要なリマインドが見落とされる可能性は無視できません。

デメリット回避のポイント

これらのデメリットを回避するためには、以下の対策が有効です。

配信停止設定（オプトアウト）の整備

顧客が簡単にリマインドメールの受信を停止できる仕組みを用意しましょう。これにより、不要な連絡を受け取りたくない顧客のストレスを軽減し、クレームを防止できます。

オプトアウト機能について詳しくは「オプトアウト機能」をご覧ください。

パーソナライズの徹底

「顧客名」「予約日時」「予約内容」など、個別の情報を差し込むことで、「自分宛てのメール」と認識されやすくなります。一斉送信でも、パーソナライズされたメールは開封率が向上します。

差し込み機能について詳しくは「差し込み機能」をご覧ください。

送信タイミングと頻度の最適化

送りすぎず、適切なタイミングで送信することが重要です。一般的には、予約の1〜3日前に1回、もしくは前日と当日朝の2回程度が効果的とされています。

リマインドメールの活用シーンと例文

リマインドメールは、業種や目的によってさまざまな活用方法があります。ここでは、代表的な活用シーンと具体的な例文を紹介します。

1. 予約・来店を促すリマインド

予約制ビジネスにおいて、最も活用されるのが来店リマインドです。

予約日時確定のリマインドメール

例文：クリニック・病院の診察予約リマインド

件名：【ご予約確認】12月20日（金）14:00〜 ○○クリニックの診察予約

○○様

いつも○○クリニックをご利用いただき、誠にありがとうございます。

以下の日時でご予約を承っております。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ご予約内容
日時：12月20日（金）14:00〜
場所：○○クリニック
   〒000-0000 東京都○○区○○1-2-3
内容：定期健診
担当：○○医師
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【持ち物】
・保険証
・診察券
・お薬手帳（お持ちの方）

ご来院をお待ちしております。
ご都合が悪くなった場合は、お早めにご連絡ください。

【キャンセル・変更のご連絡】
電話：03-0000-0000（受付時間：9:00〜18:00）
Web：https://example.com/cancel
※前日18:00までにご連絡ください

○○クリニック

美容室・サロンの来店リマインド

件名：【明日のご予約】12/20（金）15:00〜 ヘアサロン○○

○○様

いつもヘアサロン○○をご利用いただき、ありがとうございます。
明日のご予約についてご確認のご連絡です。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ご予約内容
日時：12月20日（金）15:00〜
メニュー：カット＋カラー
担当：スタイリスト○○
所要時間：約2時間
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

当日は、施術内容についてカウンセリングを行いますので、
ご希望のスタイルがあればお気軽にお伝えください。

【変更・キャンセル】
電話：03-0000-0000
※当日キャンセルはキャンセル料が発生する場合がございます

ヘアサロン○○

オンライン商談（ウェビナー）参加のリマインド

件名：【本日15:00〜】オンライン商談の参加URLをご案内

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

本日のオンライン商談についてご案内いたします。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■商談概要
日時：本日 15:00〜16:00
参加URL：https://zoom.us/j/xxxxxxxxxx
ミーティングID：000 0000 0000
パスコード：123456
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

開始5分前までに上記URLにアクセスしてください。
接続に問題がある場合は、下記までご連絡ください。

株式会社○○
○○
電話：090-0000-0000

2. 支払い・購入を促すリマインド

支払い期限のリマインドは、未回収リスクの低減に直結します。

未払い料金の催促（支払い期日リマインド）

件名：【ご確認】12月ご請求分のお支払い期限が近づいております

○○株式会社
経理ご担当者様

平素より大変お世話になっております。
株式会社○○の経理部でございます。

12月分のご請求について、お支払い期限が近づいておりますので
ご確認のご連絡を差し上げました。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ご請求内容
請求書番号：INV-2024-12345
請求金額：330,000円（税込）
お支払い期限：12月25日（水）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

■お振込先
○○銀行 ○○支店
普通 1234567
カ）○○○○

すでにお手続きいただいている場合は、
本メールは破棄いただけますと幸いです。

ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

株式会社○○ 経理部
電話：03-0000-0000
メール：keiri@example.com

カート落ち（購入完了していない顧客）へのリマインド

件名：【○○ショップ】カートに商品が残っています

○○様

先日は○○ショップにご来店いただき、ありがとうございます。

以下の商品がカートに残っておりますので、ご確認ください。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■カート内の商品
・○○ジャケット（ネイビー/Mサイズ）×1
  ¥15,400（税込）
・○○シャツ（ホワイト/Mサイズ）×2
  ¥6,600（税込）×2 = ¥13,200
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
合計：¥28,600（税込）

▼ ご購入手続きはこちら
https://example.com/cart

在庫に限りがございますので、お早めにご検討ください。

○○ショップ

3. イベント・サービス更新を促すリマインド

サブスクリプションサービスや会員制サービスの継続率向上に効果的です。

無料トライアル期限が迫ったユーザーへのリマインド

件名：【あと3日】○○サービス無料トライアル終了のお知らせ

○○様

○○サービスをご利用いただき、ありがとうございます。

無料トライアル期間が12月23日（月）で終了となります。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■トライアル情報
ご利用プラン：プレミアムプラン（無料トライアル）
終了日：12月23日（月）23:59
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

引き続きサービスをご利用いただくには、
有料プランへの移行手続きが必要です。

▼ 有料プランへの移行はこちら
https://example.com/upgrade

ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

○○サービス カスタマーサポート

会員権・サブスクリプションの自動更新リマインド

件名：【会員更新のお知らせ】○○クラブ年会費の自動更新について

○○様

いつも○○クラブをご利用いただき、誠にありがとうございます。

会員資格の更新時期が近づいてまいりましたので、ご案内いたします。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■更新内容
会員種別：ゴールド会員
更新日：1月1日
年会費：33,000円（税込）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

ご登録のクレジットカードより自動的にお引き落としとなります。

更新を希望されない場合は、12月25日までにマイページより
退会手続きをお願いいたします。

○○クラブ 会員サポート

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効果的なリマインドメール作成の「5つの鉄則」

リマインドメールの効果を最大化するためには、いくつかの重要なポイントがあります。ここでは、実務で使える「5つの鉄則」を解説します。

鉄則1：送信タイミングと頻度（最も重要な要素）

リマインドメールの効果を左右する最も重要な要素が、送信タイミングです。

一般的な送信タイミングの目安:

ポイント:

• 予約から来店までの期間が長い場合は、複数回のリマインドが効果的
• ただし、送りすぎは逆効果。最大でも2〜3回に抑える
• 業界や顧客層によって最適なタイミングは異なるため、A/Bテストで検証を

鉄則2：件名の工夫（開封率を上げる具体的なテクニック）

メールの開封率を決めるのは、件名（Subject） です。件名次第で開封されるかどうかが決まります。

件名に「日付」「時間」「アクション」を必ず含める

良い例:

• 【ご予約確認】12/20（金）14:00〜 ○○クリニック
• 【明日13時】オンライン商談の参加URLをご案内
• 【お支払い期限】12/25までにお手続きください
• 【あと3日】無料トライアル終了のお知らせ

悪い例:

• ご予約について
• リマインドのお知らせ
• 大切なご連絡
• お知らせです

緊急性を高めるワードは慎重に使う

「至急」「重要」「緊急」などのワードは、本当に緊急の場合のみ使用しましょう。多用すると信頼性が低下し、開封されにくくなります。

また、過度に煽る表現は、迷惑メールと判定されるリスクもあります。

鉄則3：本文の構成要素（伝えるべき必須情報）

リマインドメールの本文には、以下の情報を必ず含めましょう。

誰から送られたものか（差出人名）

メールの冒頭で、どの企業・店舗からの連絡かを明示します。

○○クリニックの○○です。
先日ご予約いただいた件についてご連絡いたします。

次に取るべき行動（CTA）を明確にする

顧客に何をしてほしいのかを具体的に伝えます。

▼ ご予約内容の確認・変更はこちら
https://example.com/reservation

キャンセル・変更方法を必ず記載する

予定が変わった場合の対応方法を明示することで、無断キャンセルを防止できます。

【キャンセル・変更のご連絡】
・電話：000-0000-0000（受付時間：9:00〜18:00）
・Web：https://example.com/cancel
※前日18:00までにご連絡ください

鉄則4：誤送信対策とパーソナライズ

誤送信を防ぐ仕組みの整備

誤送信は、顧客からの信頼を大きく損なうリスクがあります。以下の対策を検討しましょう。

• 送信前の承認フロー: 重要なメールは複数人でチェック
• テスト送信: 一斉送信前に必ずテスト送信で確認
• 解約履歴のチェック: 既にキャンセルした顧客への誤送信を防止

誤送信防止機能について詳しくは「誤配信防止機能」をご覧ください。

パーソナライズで開封率・反応率を向上

一斉送信でも、以下の情報を差し込むことで「自分宛て」と感じてもらえます。

• 顧客名（○○様）
• 予約日時
• 予約内容・商品名
• 担当者名
• 前回の来店日

鉄則5：デザインとレイアウト（モバイルでの見やすさ）

リマインドメールは、スマートフォンで閲覧されることが多いため、モバイルフレンドリーなデザインが重要です。

モバイル対応のポイント:

• 1行の文字数を30〜40文字程度に抑える
• 重要な情報（日時・場所）は太字や罫線で強調
• CTAボタンはタップしやすいサイズに
• 画像の多用は避ける（表示崩れ・読み込み遅延の原因）
• 箇条書きを活用し、視認性を高める

リマインド手段を徹底比較：メール vs SMS

リマインドの連絡手段として、メール以外に「SMS（ショートメッセージ）」が注目されています。ここでは、メールとSMSの違いを比較し、それぞれの最適な使い分け方を解説します。

なぜ今、リマインド手段として「SMS」が注目されるのか

SMSは、電話番号宛てにテキストメッセージを送信するサービスです。スマートフォンの普及により、ビジネスシーンでの活用が急速に広がっています。

特に、リマインド用途でSMSが選ばれる理由は以下の3点です。

1. 到達率の高さ: メールアドレス変更の影響を受けにくい
2. 開封率の高さ: プッシュ通知で即座に気づいてもらえる
3. シンプルさ: 短いメッセージで簡潔に伝えられる

リマインドメールの課題（届かない、埋もれる）

リマインドメールには、以下のような課題があります。

迷惑メールフォルダへの振り分け

企業からのメールは、迷惑メールフィルタに引っかかりやすく、顧客の目に触れないことがあります。せっかく送ったリマインドが、迷惑メールフォルダに埋もれてしまっては意味がありません。

大量のメールに埋もれる

ビジネスパーソンは1日に多くのメールを受信しています。重要なリマインドが大量のメールに埋もれてしまい、見落とされるリスクがあります。

メールアドレスの変更・無効化

転職や携帯キャリアの変更に伴い、メールアドレスが変わるケースは珍しくありません。登録されたアドレスが無効になっている可能性もあり、メールの到達率は70〜80%程度と言われています。

SMSリマインドの優位性

圧倒的な到達率と開封率

SMSは、電話番号宛てに送信するため、メールアドレス変更の影響を受けません。電話番号はメールアドレスに比べて変更頻度が低く、長期間にわたって同じ番号を使い続けるケースがほとんどです。

また、スマートフォンにプッシュ通知されるため、開封率が非常に高いのが特徴です。

※KDDI Message Castの場合、国内4キャリア直収接続により98%以上の到達率を実現

通信障害時でも届きやすい「緊急連絡手段」としての信頼性

SMSは、インターネット回線とは異なる携帯電話網を使用しているため、通信障害時でも比較的安定して送受信できます。災害時の安否確認にも活用されている信頼性の高い連絡手段です。

個人情報保護の観点からの安全性

SMSは、URLリンクを含めなくても、電話番号や日時などの簡潔な情報のみで通知できます。メールに比べてフィッシング詐欺などの悪用リスクが低く、セキュリティ面でも優れています。

導入事例：SMSリマインドで成果を上げた企業

SMSリマインドを導入した企業では、以下のような成果が報告されています。

自動車業界：ネッツトヨタ南九州株式会社様

車検・点検のリマインドにSMSを導入した結果、以下の成果を実現しました。

• 架電業務: 月83時間 → 1.5時間へ削減
• 来店遅刻率: 35% → 30%へ5%改善
• コスト: 月104万円 → 5.4万円へ削減

詳しい導入事例は「ネッツトヨタ南九州様の導入事例」をご覧ください。

医療業界：一般社団法人中部地区医師会検診センター様

人間ドックの予約リマインドにSMSを活用した結果、以下の成果を実現しました。

• キャンセル率: 午前6%→2〜4%、午後13%→2%へ大幅改善
• 売上減阻止: 最大120万円の売上減を阻止
• 再予約工数: 125〜200分削減

詳しい導入事例は「中部地区医師会検診センター様の導入事例」をご覧ください。

宿泊業界：星野リゾート 軽井沢ホテルブレストンコート様

事前アンケートのリマインドにSMSを活用した結果、以下の成果を実現しました。

• アンケート回答率: 80% → 94%へ14%向上
• 電話架電工数: 大幅削減

詳しい導入事例は「星野リゾート様の導入事例」をご覧ください。

金融業界：日本生命保険相互会社様

営業職員へのリマインドにSMSを活用した結果、以下の成果を実現しました。

• 工数削減: 約280時間/月の削減
• 折り返し率: 約50%向上

詳しい導入事例は「日本生命保険相互会社様の導入事例」をご覧ください。

その他の導入事例は「KDDI Message Cast 導入事例一覧」をご覧ください。

ツール選定のポイント：メールとSMSの使い分け方

メールとSMSは、それぞれ得意な場面が異なります。以下の基準で使い分けるのが効果的です。

おすすめのハイブリッド運用:

1. 重要な通知（予約確認・支払い期限）: SMS
2. 詳細な案内（資料送付・長文の説明）: メール
3. 緊急連絡（当日の変更・キャンセル）: SMS
4. フォローアップ（お礼・アンケート依頼）: メールまたはSMS

【まとめ】リマインドメールで顧客とのエンゲージメントを高める

リマインドメールは、顧客との重要なタッチポイントです。適切なタイミングで、適切な内容を送ることで、無断キャンセルの防止、顧客満足度の向上、売上機会の創出につなげることができます。

本記事のポイント:

1. リマインドメールの目的: ドタキャン防止、CX向上、支払い遅延防止の3つ
2. フォローアップメールとの違い: リマインドは「予定・期限の前」、フォローアップは「アクションの後」
3. 活用シーン: 予約リマインド、支払い督促、サービス更新の3つの大分類
4. 効果的な書き方: タイミング・件名・本文構成・誤送信対策・モバイル対応の5つの鉄則
5. SMSとの比較: 到達率・開封率でSMSが優位。確実に届けたいならSMSがおすすめ

特に、確実に届けたいリマインドには、SMSの活用を強くおすすめします。

KDDI Message Castは、国内4キャリア直収接続による98%以上の到達率、初期費用・月額費用0円の完全従量課金制で、リスクなく始められます。SMS配信サービス市場シェアNo.1（16.59%）の実績があり、ASPICクラウドアワード2年連続受賞の信頼性で、多くの企業に選ばれています。
無料トライアル（最大2ヶ月、3,000通まで）で、まずはSMSリマインドの効果を実感してみてはいかがでしょうか。

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この資料でわかること

• SMSの利用実態と他コミュニケーションツールとの比較
• ビジネスシーンにおけるSMSの代表的な利用用途
• 「KDDI Message Cast」の導入事例