督促状のテンプレート・例文をご紹介！書き方・送り方も解説

督促状とは、支払期限を過ぎた代金や料金の支払いを相手に求める文書です。書き方のポイントは次の3つです。

1. 支払い金額・期限・振込先を正確に記載する
2. 期限内に支払いがない場合の対応（法的措置など）を明記する
3. 丁寧かつ毅然とした文面で、相手との関係を維持しながら支払いを促す

本記事では、督促状の書き方からすぐに使えるテンプレート、送り方、さらにSMSを活用した法人向け督促の効率化事例まで解説します。

督促状とは？催促状・催告書との違い

督促状は、支払期限を過ぎた未払い金の支払いを求める正式な文書です。ビジネスの取引先に対しても、個人の顧客に対しても使われます。

似た名称の文書として「催促状」「催告書」がありますが、それぞれ意味が異なります。

文書名	特徴	法的な強さ
催促状	やわらかい表現で支払いを促す。初回の連絡に適している	弱い
督促状	支払い期限と金額を明示し、法的措置にも言及する	中程度
催告書	内容証明郵便で送付し、法的手続きの前段階として使われる	強い

未払いが発生した場合、一般的には「催促状 → 督促状 → 催告書」の順で段階的に対応を強めていきます。

督促状の書き方

督促状には、以下の項目を記載します。

宛先: 相手の会社名・部署名・担当者名（個人の場合は氏名） 発行日: 督促状を作成した日付 差出人: 自社の会社名・部署名・担当者名・連絡先 表題: 「お支払いのお願い」「督促状」など 本文: 以下の要素を含めます。

• 未払いの事実（請求書番号、取引日、商品・サービス名）
• 請求金額
• 支払い期限（具体的な日付）
• 振込先口座情報
• 期限を過ぎた場合の対応（遅延損害金、法的措置の可能性）
• 行き違いの場合のお詫び文

督促状は法的手続きの証拠となる可能性があるため、事実を正確に記載することが重要です。感情的な表現は避け、客観的な事実のみを記載してください。

督促状テンプレート（コピー可）

以下のテンプレートは、目的に合わせてそのままコピーし、必要な箇所を書き換えてご利用ください。

取引先向け督促状テンプレート

個人顧客向け督促状テンプレート

登録会員向け督促状テンプレート

督促状の送付方法

督促状を送付する方法は主に3つあります。

郵送（内容証明郵便）

郵送は最も一般的な送付方法です。特に「内容証明郵便」を利用すると、「いつ・どのような内容の文書を送ったか」が日本郵便によって証明されます。法的手続きに進む可能性がある場合は、内容証明郵便の利用を検討してください。

ただし、内容証明郵便は基本料金・内容証明料金・書留料を合わせると1通あたり1,600〜2,100円程度のコストがかかります（2024年10月郵便料金改定後）。大量の督促状を送付する場合、コストと工数が課題になります。

メール

メールは迅速に送付でき、コストもかかりません。ただし、迷惑メールに振り分けられる可能性があり、開封されないリスクがあります。重要な督促には不向きです。

SMS（ショートメッセージ）

SMSは携帯電話番号宛に送信するメッセージサービスで、到達率98%以上、開封率はメールの約30%以上高いとされています。郵送やメールと比較して、確実に相手に届き、読まれる確率が高い手段です。

法人向けSMS送信サービスを利用すれば、数千件〜数万件の督促を一括送信できます。差し込み機能で宛名や金額を自動挿入できるため、1件ずつ督促状を作成する手間を削減できます。

送付方法	コスト	到達率	開封率	大量送付
内容証明郵便	約1,600〜2,100円/通	高い	高い	困難
メール	無料〜低コスト	中程度	低い	容易
SMS	数円〜十数円/通	98%以上	高い	容易

督促状を送るタイミング

督促状は、支払い期限を過ぎてから段階的に送付するのが一般的です。

支払い期限の翌日〜1週間後: まず電話やメールで確認します。単純な支払い忘れの可能性があるため、やわらかい表現で連絡してください。

支払い期限から2週間〜1か月後: 催促状を郵送またはSMSで送付します。支払い金額と期限を改めて明記し、速やかな対応を促します。

支払い期限から1か月〜2か月後: 督促状を送付します。法的措置の可能性にも言及し、対応を求めます。

支払い期限から2か月以上経過: 催告書を内容証明郵便で送付し、法的手続きの準備に入ります。

自社の回収フローに応じて、上記のタイミングを基準に調整してください。

督促状を出しても支払いがない場合の対処法

督促状を送付しても支払いがない場合、以下の方法を検討します。

電話による直接交渉: 支払い意思の有無や、支払いが遅れている理由を直接確認します。分割払いの提案など、柔軟な対応が早期回収につながります。

催告書の送付（内容証明郵便）: 内容証明郵便で催告書を送付することで、法的手続きの前段階として正式な記録を残せます。

支払督促（裁判所の手続き）: 簡易裁判所に「支払督促」を申し立てる方法です。書類審査のみで進行するため、訴訟より簡易で費用も低く済みます。相手が異議を申し立てなければ、強制執行が可能になります。

少額訴訟: 請求額が60万円以下の場合に利用できます。原則1回の審理で判決が出るため、通常訴訟より早期に解決できます。

通常訴訟: 上記の方法で解決しない場合、最終手段として訴訟を提起します。弁護士への相談を推奨します。

法的手続きにはコストと時間がかかるため、督促の段階で回収率を高めることが重要です。次のセクションでは、SMSを活用して督促の回収率を改善した法人の事例を紹介します。

法人向けSMS督促の活用事例

郵送やメールによる督促では、「届かない」「開封されない」といった課題がつきものです。そこで注目されているのがSMS（ショートメッセージ）による督促です。到達率98%以上、高い開封率を活かして、督促業務の効率化と回収率向上を実現した3社の事例を紹介します。

出雲市上下水道局：督促対象の約40%が入金

出雲市上下水道局では、水道料金の未納者への督促にSMSを導入しました。

導入前の課題: 郵送による督促状の送付コストと、電話での個別連絡にかかる工数が負担になっていた。

導入後の成果:

• 督促対象の約40%がSMS受信後に入金
• SMS配信後4日以内に半数以上が入金
• 郵送費約4.5万円の削減

SMSは電話番号さえあれば送信でき、受信側にアプリのインストールも不要です。水道料金のように未納者数が多い督促業務では、一括送信による工数削減の効果が大きくなります。

詳しい導入事例は「出雲市上下水道局様の導入事例」をご覧ください。

大府市水道経営課：工数6割削減

大府市水道経営課では、水道料金の滞納整理業務にSMSを活用しています。

導入前の課題: 督促の電話連絡に多くの人員と時間を要しており、対応が追いつかない状況だった。

導入後の成果:

• 電話件数 約160件/回の削減
• 作業工数 約13時間（約6割）の削減
• 対応人員 22名から7名に削減

SMS導入により、電話連絡の大部分をSMSに置き換えることに成功しました。職員の負担軽減と、限られた人員での督促業務の運用が可能になっています。

詳しい導入事例は「大府市水道経営課様の導入事例」をご覧ください。

医療法人隆誠会延岡保養園：コスト約3/4削減、入金率5%向上

医療法人隆誠会延岡保養園では、入院費用の支払い案内にSMSを導入しました。

導入前の課題: 郵送による支払い案内に月8時間の工数と年間80,640円の郵送費がかかっていた。

導入後の成果:

• 郵送工数 月8時間 → 月2時間に削減
• 郵送費 年間80,640円 → 19,200円に削減（約3/4のコスト削減）
• 入金率 80% → 85%に5%向上

郵送からSMSに切り替えたことで、コスト削減だけでなく入金率の改善も実現しました。SMSは受信後すぐに内容を確認してもらえるため、支払い忘れの防止にも効果があります。

詳しい導入事例は「医療法人隆誠会延岡保養園様の導入事例」をご覧ください。

SMS督促なら「KDDI Message Cast」

法人向けSMS送信サービス「KDDI Message Cast」は、督促業務に必要な機能を備えたSMS配信プラットフォームです。

督促業務に適した主な機能:

• 一斉送信: 数千〜数万件の督促SMSを一括配信
• 差し込み機能: 宛名・金額・支払い期限を1通ごとに自動挿入
• 送信予約: 指定した日時に自動配信（支払い期限前のリマインドにも活用可能）
• 到達率98%以上: 国内4キャリア直収接続による高い到達率
• 短縮URL: 支払いページへのリンクをSMS内に記載可能
• 誤配信防止: 解約済み番号への送信を事前にブロック
• API連携: 既存の請求管理システムや顧客管理システムと連携し、督促業務を自動化

RCS対応で督促の効果をさらに向上: KDDI Message Castは、次世代メッセージ規格「RCS」にも対応しています。RCSなら企業ロゴ・認証マーク付きのメッセージに「今すぐ支払う」ボタンを配置でき、督促から入金までの導線を短縮できます。金融業界ではRCSによるリマインド送付でローン承認率が20%改善した実績もあります。RCS非対応の端末にはSMSへ自動フォールバックするため、到達率を維持したまま表現力を強化できる仕組みです。

料金体制: 初期費用0円、月額費用0円の完全従量課金制です。送信成功分のみ課金されるため、不達分のコストは発生しません。無料トライアル（最大2か月、3,000通）で効果を確認してから本格導入が可能です。

KDDI Message Castは、SMS送信サービス市場においてシェアNo.1を獲得しています。※

※出典：BOXIL MAGAZINE「SMS送信サービスのシェア・市場規模」 https://boxil.jp/mag/a8599/ （2025年4月10日時点）

よくある質問

Q. 督促状と催促状の違いは何ですか？

催促状はやわらかい表現で支払いを促す文書で、初回の連絡に適しています。督促状は支払い期限と金額を明示し、法的措置にも言及するより強い文書です。

Q. 督促状はいつ送るべきですか？

支払い期限から1か月〜2か月後が目安です。期限直後はまず電話やメールで確認し、催促状を経てから督促状を送付するのが一般的な流れです。

Q. 督促状に法的効力はありますか？

督促状自体に法的強制力はありません。ただし、内容証明郵便で送付した場合、「催告」の証拠として民法上の時効の完成猶予の効果が認められます。

Q. 督促状を無視された場合、どうすればよいですか？

内容証明郵便で催告書を送付し、それでも応じない場合は、裁判所の「支払督促」制度や少額訴訟を検討します。弁護士への相談も有効です。

Q. SMSで督促状を送ることは可能ですか？

はい、法人向けSMS送信サービスを利用すれば、支払い案内や督促の通知をSMSで送信できます。到達率98%以上、高い開封率により、郵送やメールより確実に届きます。KDDI Message Castでは、差し込み機能で宛名や金額を自動挿入することも可能です。

Q. SMS督促の費用はどのくらいですか？

法人向けSMS送信サービスは一般的に1通あたり数円〜十数円程度です（料金はサービスにより異なります）。KDDI Message Castは初期費用・月額費用0円の完全従量課金制で、送信成功分のみ課金されます。郵送（1通あたり約85〜2,000円）と比較すると、大幅なコスト削減が可能です。

Q. 個人でSMS督促を送ってもよいですか？

個人間のやり取りであればSMSで支払いの連絡を行うこと自体は問題ありません。ただし、大量送信や不特定多数への送信は法人向けSMS送信サービスの利用が必要です。本記事は法人の督促業務を想定しています。

まとめ

督促状は、未払い金の回収において欠かせないビジネス文書です。書き方のポイントは、支払い金額・期限の明記、法的措置への言及、丁寧かつ毅然とした文面の3つです。

本記事で紹介したテンプレートをベースに、自社の取引条件や業種に合わせてカスタマイズしてご利用ください。

大量の督促業務を効率化するには、SMS送信サービスの活用が有効です。出雲市上下水道局では督促対象の約40%が入金、大府市では工数6割削減、延岡保養園ではコスト約3/4削減といった実績が出ています。

督促業務の効率化を検討されている方は、KDDI Message Castの無料トライアル（最大2か月、3,000通）をお試しください。

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